
BCPにおける初動対応とは
初動対応とは、災害発生直後にとるべき最初の行動を指します。従業員の安否確認や被災状況の把握、二次災害の防止などが該当し、BCP発動の成否を左右する非常に重要なフェーズです。
適切なBCP対応の第一歩として、初動対応の手順をあらかじめ明確にしておくことが不可欠です。混乱しやすい発災直後でも、冷静に対応できるよう準備しておきましょう。
BCPにおける初動対応の重要性
BCP(事業継続計画)を適切に発動できるかどうかは、災害発生直後の初動対応にかかっています。例えば、従業員の安否が確認できなければ、どの程度の人員を復旧作業に動員できるのか把握できません。また、二次災害を防ぐ措置が遅れれば、被害が拡大する可能性もあります。
初動対応が不十分だと、復旧活動にも支障をきたします。そのため、さまざまな事態を想定し、災害発生時に冷静に対応できるよう、あらかじめマニュアルを整備しておくことが不可欠です。BCPの発動基準や初動時の具体的な対応方針を明確にしておくことで、組織全体が迅速かつ効果的に対応できる体制を構築できます。
具体的な発動手順や初動のポイントについては、以下の記事で詳しく解説しているので、あわせてご覧ください。
初動対応マニュアルとは
続いて、初動対応マニュアルの概要や項目について見ていきましょう。
初期対応をまとめた重要な資料
初動対応のマニュアルとは、安否確認などの一番初めの対応から対策本部の設置まで、その後の対応に必要な準備の方法を記載したものです。発災直後の混乱から本格的なBCP発動へと移行するための手順書といえるでしょう。
初動対応マニュアルはBCPのマニュアルとは別途準備します。なぜなら、安否や被災状況の確認を目指す初動対応と、事業復旧を目指すBCPでは求められる役割が異なるためです。普段から担当部署も分けておくとよいでしょう。
初動対応マニュアルの内容はできるだけ簡潔に記載します。分厚いドキュメントを用意しても、発災後の混乱した状況で熟読するのは難しいためです。チェックリストのように一目でやるべきことが分かるのが理想的です。
BCPの概要や策定方法、おすすめのシステムについては、以下の記事で詳しく解説しています。
災害対応や対応体制などの項目を含む
初動対応マニュアルには以下の項目を含めましょう。
- 【事前対策の活用】
- 平時の準備を災害時に活用する手順。具体的には救助や応急手当、初期消火などに使う道具やその保管場所、使い方などを記載する。
- 【インフラの代替】
- 社会インフラがすぐに回復しそうにない場合の代替手段。たとえば、予備電源の使い方などを記載する。また、水道が使えない場合は仮設トイレの設置を優先する。
- 【情報収集】
- 災害規模や自社・関連企業の被災状況、従業員の安否などの確認手順。確認の優先順や連絡先などを、チェックリストのような形式で記載する。
- 【意思決定】
- 対策本部のメンバーや会議場所など、初動対応後の意思決定に必要な情報。また、どの程度の被害であれば本格的にBCPを発動するのか、判断基準も記載する。
初動対応の実施ポイント
次は、初動対応の実施ポイントを3つ紹介します。
避難場所・経路を確保する
発災直後には、まず従業員や顧客の安全を確保することを最優先しなければなりません。そのため、避難場所や避難経路の確保を行いましょう。
たとえば震災の場合、建物の耐震性が高いのであれば、基本的には屋内に留まります。そうでない場合は、周囲の建物の耐震性や避難場所への距離を踏まえて、脱出するかどうかを決める必要があります。
ただし、この判断をするにはあらかじめ建物の耐震性を知っておかなければなりません。企業はそれらの情報を収集し、マニュアルなどを通じて社員に周知しておくことが大切です。
安否確認を的確に行う
避難が済んだら、次は安否確認を行います。災害時には通信が麻痺し、つながりにくくなります。電話やメール、ネット通信など、さまざまな手段で従業員との連絡を試み、速やかに復旧活動に参加させることが大切です。
その際、従業員本人だけでなく家族の安否も確認しましょう。家族の安否が確認できなければ、すぐに帰宅しようとする従業員が増えるためです。逆に、家族の無事が確認できれば現場に残って復旧活動に参加する従業員が多くなります。
また、被災したのがオフィスではなく店舗だった場合、来客の安否も確認しなければなりません。いい加減な対応をすれば社会的信用を失い、復旧後のビジネスに大きな悪影響を及ぼすでしょう。
帰宅困難者に対応する
災害が発生すると交通機関が麻痺します。発災日の内に復旧しない可能性も高く、その場合は多くの帰宅困難者が生じます。
実際に、東日本大震災ではJRがその日のうちに運行を再開しませんでした。その結果、道路は帰宅困難者で溢れかえり、新たに負傷者が生じかねない状態になりました。
そのような状態で、企業が帰宅指示を出しても社員は無事に帰れません。そのため、企業は災害時にどのように社員の帰宅をコントロールするのかを決めておくことが大切です。
たとえば、どうしても帰宅したい社員とそうでない社員を分けて整理するとよいでしょう。すべての社員を一斉にではなく段階的に帰宅させることで、混乱や混雑を抑えられます。
まとめ
初動対応とは、災害発生直後にとるべき対応のことです。BCP(事業継続計画)の成否を左右する重要なステップであり、入念な事前対策が求められます。その一環として、初動対応マニュアルを作成し、混乱の中でも社員が的確に行動できるよう、対応手順や判断基準を簡潔にまとめておきましょう。
