Convi.BASE （コンビベース）の導入事例【アステラス製薬株式会社 様】

◆写真左から アステラスビジネスサービス株式会社 企画部設備担当部長 エグゼクティブマイスター　有場 宗人 様 株式会社ネットレックス 鈴木 洋行、清水 秀樹

「先端•信頼の医薬で、世界の人々の健康に貢献する」ことを経営理念に掲げ、研究開発型のグローバル製薬企業として積極的に事業展開するアステラス製薬。アステラスグループ全国の拠点、工場、研究施設で管理対象となる固定資産は9万点以上も抱えていました。グループ全体の人事・ 総務•購買•設備・研究支援などの実務を支える「アステラスビジネスサービス」の企画部設備担当部長・有場氏に「Convi.BASE」導入のお話を伺いました。 ―システム導入の背景 有場氏「弊社で管理すべき資産は建物からはじまり什器、 研究設備や植栽まで多岐に亘ります。これらの資産は監査レベルに沿った管理を維持するために、第三者立会いの棚卸しを義務付けてきました。本来であれば、私たち「アステラスビジネスサービス（以下ABS)」が全て立会う事ができればいいのですが、 棚卸期間が1ヶ月ほどしかなく、ABSだけのマンパワーでは対応できない為、第三者となりうる研究員の方々に立会いをお願いしていました。そのため、1事業所あたり数千時間の人的、 時間的コストを費やして毎年棚卸しをしてきたわけです。各事業所の現場担当者（主に研究員）は立会い前に事前チェックをしますから実際には二度手間になっていました。ABS事務局もまた管理対象となる約9万件分の台隈のページをめくって確認しますが、どうしても追求しきれない不明点や見落としが残ります。この改善を目指して「Convi.BASE」を導入、運用を開始しました。」

―「Convi.BASE」を選んだ理由 有場氏「ネットレックスの「Convi.BASE」を選定した理由は、の導入コストの低さと、カスタマイズなどの要望に迅速・柔軟に対応してもらえたことです。ほとんどの要望が実現されています。また、サポートのレスポンスがよく、充実しているのもよいですね。」 ネットレックスでは、日常接する営業担当者や導入担当者がその過程で得た情報もサポ―トチームに共有することで、お客様毎に的確な対応が取れるよう努力しています。必要に応じて技術チームも加わって対応し、その情報も以後のサポートに活かすようにしています。お客様毎のカスタマイズなどの基本情報はデータベース化して、関係者間で共有しているため、いつどのお客様からお問い合わせがあっても対応できる体制を整えています。

有場氏「約3ヶ月でグループ全体の固定資産の約半分にあたる45,000件の登録が完了しました。2 年目の今年で全資産約90.000件の登録完了を予定しています。グループ全体では 棚卸し業務にかかる時間を1/3まで圧縮するのが目標ですが、既に、「Convi.BASE」導入後、37時間の作業時間が10時間に短縮されたという実績もあり、十分達成だと考えています。まだまだ成果はこれからですが、これから登録をする資産の中には研究開施設なども多く、棚卸しにかかる工数が大幅に軽減され、本来の業務へ集中ができると評価を受けることができるものと期待しています。第三者の立会いも不要となり、スキャナでQRコー ド（※基本仕様の1次元バーコードからカスタマイズ）を読むだけのペーパーレスですむわけですから。 また、「Convi.BASE」は棚卸し業務以外でも活用を進めています。例えば冷蔵庫など、少額資産として処理される備吊管理。現況の要・不要のフラグがつけられるので資産の有効活用に役立ちます。グループ全体の備品を通し番号で管理しているので自動発番できるのが助かります。また、業務関連手続きのデータベースとしても活用しています。「法的マトリックス」と呼んでいますが、会社運営上必要な諸手続きをまとめたものです。例えば設備などを新設する場合、必要な届出の期日、方法、内容などを誰でも一目でわかるようにまとめています。最後はまだトライアル段階ですが、「Convi.BASE」上でウェブ環境を使用して展開しています。年次の若い人でも必要な諸手続きを知ることができ、引継ぎもスムーズになる事を期待しています。他にもエクセルで台根管理しているもののいくつかを「Convi.BASE」に 置き換えたいと考えています。」 最後に有場氏に今後期待されることをお伺いしました。 有場氏「Windows7への対応と、処理のさらなるスピードアップでしょうか。現在Windows7上で使えてはいますが、Windows側から無用なエラーメッ セージが表示されたりするのが気になります。処理時間は管理階層が深いというアステラス特有の管理体系によるようですが、速くなればありがたいですね。」