クラウドERP ZACの導入事例【株式会社エクス 様】

ビジネスの成長にともない、原価計算を行うプロセスや体制に課題を感じるようになりました。ZAC導入以前は、販売管理・購買管理に自社製品の『Factory-ONE 電脳工場』、エンジニアの工数管理には自社開発の原価管理システムを使い、最終的にそれぞれのデータをExcel上で紐づける原価計算を10年近く続けていました。 手作業なので毎月かなりの手間と工数が発生し、原価計算をするだけで精一杯という感じでした。本当は仕掛中のプロジェクト原価を見ながら、外注費を抑える・アサインを調整するなどの手を打ちたかったのですが、実態は確定したデータを見るだけとなり、既に手遅れということがたくさんありました。 データの「今の見える化」まではなんとか出来ていたけれど、そこから示唆を得て素早くアクションを起こせるような「次の分かる化」には至っていない。そのような状態でした。

プロジェクト内のフェーズ別・工程別に売上計上・原価計算できるのはZACだけ

オロ：ZAC選定の理由を教えてください。 抱様：課題解決の方法には、『Factory-ONE 電脳工場』を作り変える・原価計算システムを作り変える・他社製品を導入する、という3つの選択肢がありましたが、私は「他社製品を導入する方向で検討しなさい」と指示しました。 私たちはシステム開発会社なので当然、自分たちで仕組みを開発できます。しかしその結果、現場にとって都合の良い、部分最適に陥ったシステムが出来てしまうことを恐れました。ここはあえて他社製品を導入することで、外部の客観的な視点を社内に取り入れたかったのです。 奥谷様：どうしても譲れない機能要件が「枝番管理」でした。 当社の場合、1つのシステム導入案件を受注すると、パッケージソフトの納品、設計フェーズ、開発フェーズ、保守フェーズと導入進捗にあわせて段階的に売上計上していきます。さらに各フェーズの工程も実際の作業内容によって細かく管理し、それぞれの完了・納品といったタイミングで売上計上をします。 これを当社では「枝番管理」と呼んでいました。 また一つの案件でもパッケージの納入と、設計や開発の各フェーズでは売上計上タイミングや関わる人員も異なるため、別案件として管理し、これらをプロジェクトとしてまとめています。 このように［プロジェクト］［案件］［枝番］の3階層での売上計上や原価管理を実現しようとすると、他社製品ではカスタマイズが必要となり、その費用に数千万円かかるケースもありました。 しかしZACの場合はカスタマイズすることなく、標準機能で対応可能だというので、「本当にできるの？」とオロさんには何度も確認しました。 社長からも「伝え方が間違ってるんじゃないのか？」と心配されるほど、この機能が標準搭載されているのは驚きだったのです。 こうした機能設計上の強みがZACの選定理由の1つでした。

導入してから今までの2年間は偶発的な赤字プロジェクトは発生していません。

奥谷様：まずは社員の行動が変わりました。原価計算は以前から行っているので業務処理自体はそれほど変わっていませんが、工数入力・経費入力・請求書発行など、どの処理をいつまでに行うかというスケジュール感が大きく変わったと思います。 プロジェクト受注から納品に至るまでの各処理がシステム上で一気通貫で処理できるので、二重入力・転記など無駄な作業がなくなっていることもメリットです。ZAC導入から半年経過時点で社内調査したところ、削減された作業工数は月間82時間、約11人日分になりました。今は導入から約2年経っているので、削減効果はもっと大きくなっていると思います。 抱様：過去の赤字プロジェクトでは、途中まで順調に黒字推移していたのに、ある月に突然原価が増えて赤字になることが多くありました。振り返ってみると、原価登録に締め切りを設けてタイムリーに原価を登録させるルールが曖昧でしたし、そもそもどれぐらいの作業時間を予定しているか、といった予算管理も十分でなかったことが原因です。登録されずに溜まっていた原価が一気に入力されるまで赤字が判明しないので、本当に「赤字はいきなりやってくる」という感じでした。 ZACを導入してから、プロジェクト管理が本来あるべき姿に変わりました。何か異変が起きていればいち早くそれに気付けるし、手を打てる。しかも管理者だけでなく、現場の社員同士がお互いのプロジェクト進捗を閲覧できるので、黙っていてもすぐに異変が分かるようになりました。以前から取り組んでいた「赤字プロジェクト撲滅活動」の成果はもちろん、ZAC導入で実現した原価管理が、意図しない赤字プロジェクトの減少に繋がっていると思います。実際に、導入してから今までの2年間は偶発的な赤字プロジェクトは発生していません