大企業における文書管理の課題
大企業では、規模の大きさや業務の複雑性から、文書管理に関するさまざまな課題が発生します。主な課題として、以下の点が挙げられます。
- ■文書量の膨大さ
- 大企業では、契約書や会議資料、プロジェクトドキュメントなど取り扱い文書が膨大であり、管理が煩雑になります。紙の文書とデジタル文書が混在することも、効率的な管理を妨げる要因です。
- ■部門間の連携不足
- 各部門が独自のシステムやルールを運用しているケースもあり、統一的な管理が困難です。その結果、情報の共有が困難になり、重複作業や検索の非効率性が発生します。
- ■グローバルな対応の難しさ
- 海外拠点や子会社がある場合、多言語対応や各国の法規制に準拠した文書管理が求められます。しかし、拠点ごとに異なる規制や文化の違いがあるため、標準化は容易ではありません。
- ■アクセス権の複雑性
- 社員数が多い大企業では、文書ごとに適切なアクセス権を設定し、管理することに手間を要します。アクセス権の設定ミスが発生すると、情報漏えいや不正アクセスのリスクが高まります。
大企業で文書管理システムを活用するメリット
文書管理システムとは、企業が文書をデジタルで一元管理し、作成・保存・検索・共有・アクセス管理を効率化するためのシステムです。ここでは、大企業で文書管理システムを活用する具体的なメリットについて詳しく解説します。
文書の統合管理による業務効率化
部門ごとに分散していた文書を一元管理することで、必要な情報の検索時間を短縮し、業務の透明性とスピードを向上させます。さらに、ワークフロー機能の活用で、承認フローやタスクの進捗管理を自動化でき、業務の流れを標準化可能です。例えば、契約書の作成・承認・保管までを一貫してシステム内で処理するため、関係者間の確認作業がスムーズになり、迅速な意思決定が実現します。
グローバル規模での統一管理
多言語対応機能を活用すれば、各国の従業員が自国の言語で文書を作成・閲覧でき、コミュニケーションの壁を解消します。さらに、各国特有の法規制に準拠した文書管理を行えるため、コンプライアンスリスクを低減。統一されたルールのもとで運用することで、海外拠点や子会社ともスムーズに情報共有でき、グローバル規模での業務効率が向上します。
複雑なアクセス権限の効率的な設定
文書管理システムには高度な権限管理機能が搭載されており、部門や役職ごとにアクセスレベルを一括設定できます。さらに、特定の文書に対して閲覧・編集・共有といった詳細な権限を個別に設定可能なため、情報漏えいリスクの低減にも貢献。適切なアクセス管理により、社内のセキュリティが向上し、情報の適切な利用と保護の両立が可能です。
大容量データの安全な管理
クラウドやオンプレミス環境で大量のデータを安全に管理できるため、膨大な文書を扱う大企業に適しています。データの自動バックアップや暗号化により、情報の紛失や不正アクセスを防ぎ、高いセキュリティを確保。システムの冗長化により、災害や障害時にもデータを迅速に復旧し、業務の継続性を担保できるのも大きなメリットです。
以下の記事では、文書管理システムのメリットやデメリット、機能などを詳しく解説しています。
大企業向け文書管理システムの選び方
大企業で文書管理システムの導入を検討する場合、どのような点に着目して製品を比較すればよいのか詳しく解説します。
スケーラビリティは十分か
大企業では、拠点や部門の拡大に伴い、管理すべき文書の量も増大します。そのため、システムが膨大なデータ量を処理できるかが重要です。また、業務によっては機密情報を厳格に管理する必要がある一方で、迅速な共有やリモートアクセスの利便性も求められます。クラウドとオンプレミスの両方に対応できる柔軟性も欠かせません。
さらに、グローバル展開を視野に入れる場合、多言語対応や各国の法規制への適応力も確認が必要です。将来の業務変化を見据え、長期運用に適した拡張性のあるシステムが望ましいでしょう。
セキュリティ機能は万全か
文書管理システムを選ぶ際には、機密情報の保護やコンプライアンス対応が十分かどうかを見極める必要があります。具体的には、アクセス権限の細かい設定、操作履歴の記録・監査機能が備わっているかをチェックしましょう。また、ISO27001・SOC２・GDPRなどの国内外のセキュリティ基準に準拠しているかもポイントです。
さらに、不正アクセスやデータ改ざんを防ぐには、暗号化・二要素認証・外部攻撃への耐性などのセキュリティ対策が充実しているかの確認も不可欠です。安全な運用を実現するためにも、防御機能が十分に備わったシステムが求められます。
使いやすさは確保されているか
大企業では、多階層の組織構造や部門ごとの業務フローに適応できる操作性が求められます。直感的なUI/UXを備えているか、役職や部門ごとに適切な権限設定が可能かを確認することが大切です。また、ワークフロー機能と連携し、承認・共有プロセスがスムーズに行えるかもチェックしましょう。
導入後の定着をスムーズに進めるには、トレーニングやサポート体制の充実度も重要な要素です。現場の負担を軽減し、運用が定着しやすいシステムを選ぶことが、成功のカギを握ります。
大企業におすすめの文書管理システムを比較
大企業での導入実績のある製品や、大企業のニーズに適したおすすめの文書管理システムを紹介します。
楽々Document Plus
- 契約書やISO、電帳法など幅広いドキュメントの管理に対応
- スピーディーな全文検索＆ワークフロー機能も搭載
- 生成AIとの連携により、文書活用＆検索性向上で効率アップ
住友電工情報システム株式会社が提供する 「楽々Document Plus」は、大企業に求められる高度なコンプライアンス対応と効率的な文書検索を実現するシステムです。大量の文書をタグ付けやフィルタリング機能を活用して整理できるため、部門を超えた情報共有がスムーズになります。操作性も優れており、ITリテラシーを問わず多くの社員が利用しやすい点も大企業向けとして優れたポイントです。
参考価格：クラウド版月額90,000円/100ユーザー、オンプレ版1,500,000円～
SmartDB
- ノーコードで業務部門でも開発できます
- 豊富な標準機能で幅広い業務をデジタル化できます
- 大企業ならではの複雑なワークフロー/権限制御に対応できます
株式会社ドリーム・アーツが提供する「SmartDB」は、ノーコードのワークフロー自動化機能を備えた文書管理システムです。業務プロセスのデジタル化に強みがあり、文書の作成から承認、保存までのフローを一括管理できます。部署を横断した統一されたワークフローの構築が可能なため、大規模な組織においてもスムーズな情報共有と業務効率化が実現します。
参考価格：問い合わせ
株式会社Box Japanが提供する「Box」は、世界中の企業が導入するクラウド型の文書管理・コラボレーションツールです。大企業に求められるISO27001やGDPRなどの高度なセキュリティ基準に準拠し、コンプライアンスリスクを最小限に抑えられます。クラウドベースのため、拠点やリモートワーク環境を問わず、安全に文書を共有・管理できる点も強みです。
参考価格：月額1,881円～/ユーザー
より多くの文書管理システムが知りたい方は、以下の記事をご覧ください。おすすめ製品のほか、選び方についても詳しく紹介しています。
まとめ
大企業における文書管理の課題を解決するためには、適切な文書管理システムの導入が不可欠です。文書管理システムを選ぶ際は、スケーラビリティやセキュリティ、使いやすさ、ワークフローの最適化といったポイントを考慮して各製品を比較検討しましょう。
まずは、各製品の特徴や価格、導入後の運用サポート体制を確認し、自社に最適なソリューションを見極めることが重要です。以下のボタンから各社製品の一括資料請求が可能なため、ぜひご活用ください。
