ERPによる全体最適化とは
多くの企業では部門ごとに業務が最適化されている一方で、全社レベルでの連携や統合が課題となるケースも少なくありません。ITを活用した最適化の一環として、こうした分断を解消し、企業全体の動きを一体化する取り組みが「全体最適化」です。まずは、全体最適とは何か、その概要やERPを活用して実現する方法について解説します。
全体最適とは
全体最適とは、企業全体の組織や業務がそれぞれの役割を果たしながら、経営目標に向かって最も効率的かつ連動して機能する状態を指します。個々の部門がそれぞれに最適化された状態（部分最適）では、全社的な非効率や情報の断絶が発生することもあります。
ERPは全体最適化の方法の一つ
全体最適を実現するには、部門ごとの業務を統合的に管理し、情報をリアルタイムかつ一元的に活用できる仕組みが不可欠です。ERP（統合基幹業務システム）は、その実現手段として有効であり、業務やデータの一貫性を保ちながら、全社視点での経営判断を可能にするIT基盤です。
ERPによる全体最適化のメリット
ERPによる全体最適化により業務の効率化や意思決定の迅速化、内部統制の強化などのメリットが得られます。
業務の効率化・生産性の向上
ERPによって全体最適化をすることで、効率化できる業務は多いです。
たとえば決算期には、各部門からさまざまなデータを取り寄せなければなりません。集計後もデータの整合性を確認するための手間と労力がかかります。
ERPで全体最適化を行えば、情報の一元管理とデータ連携が可能になり、集計・分析業務が効率化されます。さらに、浮いた労働分を他業務に集中することで、生産性の向上も期待できるでしょう。
経営における意思決定の迅速化
ERPの全体最適化により、経営状況や各種データが可視化され、経営者の意思決定も高速化します。資産・売上・利益・販売など、経営に必要な情報をリアルタイムで取得・分析することが可能になるからです。
データ連携をすると、データを収集・加工し、Excelの表やグラフに集約するような作業がなくなります。
分析機能を備えたERPを使えば、直感的なグラフやメーターが表示され、それを経営者が自ら操作し、必要なら掘り下げて調査することも可能です。これにより、欲しい情報を迅速に入手できるようになります。
内部統制の強化
従来は各システムが分断されており、内部統制を強化するのが困難でした。ERPで全体最適化を行えば、システムの稼働状況が透明化し、内部統制を強化できます。
さらに、システムへのアクセス状況をすべてログに記録し、悪意を持ったデータ改ざんの余地を排除できるので、社内不正の防止に効果的です。
昨今コンプライアンスの遵守は、社会的信頼を保つのに不可欠です。いったん不正を働くと、信用のない企業というレッテルを貼られます。信頼性が低下すれば、利益が減り、既存顧客も減少するでしょう。このようなコンプライアンス関連の問題にも、ERPは大きな効果を発揮します。
中には国際会計基準に対応している製品もあり、海外子会社を持つ企業にはおすすめです。
ERPによる全体最適化を行う際の注意点
ERPを使って全体最適化を行うには、どのようなことに気を付ければよいのでしょうか。
セキュリティを強化する
クラウド型かオンプレミス型のERPを使いますが、いずれにしてもセキュリティの強化が不可欠です。
クラウド型は、企業側がセキュリティを構築する必要はありません。外部サーバーを使用するため、災害時のシステム障害にも柔軟に対応できます。ただし、バージョンアップやセキュリティレベルはベンダー任せになることが多いので、ベンダー選定が重要です。自社でデータを保管したい企業には向きません。
オンプレミス型は、自社サーバーを用いるため、独自のセキュリティを構築できます。汎用性がありカスタマイズ性も高いですが、その分セキュリティに関する知識も必要です。バージョンアップ時には、ソフトウェアの更新を自分で行わなければなりません。災害時の対応策を、あらためて立案する必要もあります。
どちらを利用するにしても、セキュリティ対策だけは忘れないようにしましょう。
社員や部門の理解が不可欠
全体最適化を狙うと、現場の業務プロセスでは、慣れ親しんだ手順が否定され、ERPに適した業務手順へ転換が求められます。
現場の理解が得られないと、ERP運用の基本であるデータ入力も正確に行えません。ERPは、正確なデータがあって初めて効果的なので、社員や部門の理解を得たうえで運用しましょう。
社員や関係部門に理解してもらい適切に管理するには、ERPの目的やメリットを全部署に周知させることが大切です。
また、経営側と部署間の連携を強めることも大切です。全体を最適化する際は、コミュニケーションを増やして、経営者から実務担当者まで巻き込んで、誰もが利用しやすいシステムを目指しましょう。
これらはベンダーにすべて任せるのではなく、企業側が主導して実施することが大切です。
ERPを使って全体最適化し、生産性向上を目指そう！
全体最適化ができると、一つの目的に沿って個別の要素の動きが最適化され、かつそれらが連動します。
全体最適化には、現場の協力が不可欠です。現場を巻き込んで推進しましょう。
