資産管理とは
資産管理とは、企業が保有する資産の情報や運用状況を適切に把握・管理することです。企業資産の私物化の防止や会計管理の適正化を目的に行います。企業が保有する資産は管理対象によって「流動資産」と「固定資産」の２種類にわけられます。それぞれ見ていきましょう。
流動資産：１年以内に換金可能な資産
流動資産とは、営業によって発生し、基本的には１年以内に現金化できる資産のことです。ただし、現金化に１年以上かかっても、それが通常の状態であれば流動資産と見なします。
流動資産には以下の３種類があります。
- ■当座資産
- 現金あるいは短期間で現金化可能な資産です。預金・受取手形・売掛金・有価証券などが該当します。
- ■棚卸資産
- 在庫のことです。販売によって現金化できます。ただし、当座資産と違って多ければよいというものではありません。売れる見込みがなければ現金化できず、むしろ企業にとって重荷となります。
- ■その他流動資産
- 上記の２つに当てはまらないものです。短期貸付金や未収金などが該当します。
固定資産：長期にわたり保有する資産
固定資産とは、企業が長期にわたって保有・使用する資産のことです。長期間とは基本的に１年以上を言い、１年未満で使いきるものは固定資産ではなく消耗品として扱います。
固定資産には以下の３種類があります。
- ■有形固定資産
- 土地や車両・建築物のほか、パソコンやスマートフォン、サーバ・ネットワーク機器などのIT資産も該当します。
- ■無形固定資産
- 特許権や借地権、営業権といった法律上の権利のことです。
- ■投資その他の資産
- 上記の２つに当てはまらないものです。投資有価証券や長期貸付金などが該当します。
資産管理の必要性
資産管理は固定資産税の納税など会計処理の際に必要になる資産情報を管理するほか、資産の管理・運用状況の把握やセキュリティ対策の面でも重要になります。特にIT資産の適切な管理はサイバー攻撃や機密情報の漏えいなど重大な事故の防止に有効です。ここでは、IT資産管理の必要性を詳しく解説します。
コンプライアンスの遵守
資産を適切に管理していないとコンプライアンス違反が生じるおそれがあります。特に、ソフトウェアのライセンス違反はよくある例です。例えば、契約で認められている台数以上のパソコンにソフトウェアをインストールすると著作物の無断複製に該当します。
多くのベンダーは、ユーザ企業のコンプライアンス違反を防ぐため、監査を実施しています。ベンダーのサービスを利用している以上、この監査は避けられません。コンプライアンス違反が見つかると、ソフトウェアの使用が継続できなくなったり、著作権法違反として訴訟されたりと、大きな損失を受ける可能性もあるため注意が必要です。
セキュアな環境の構築
適切に管理されていないIT資産はセキュリティの観点から見ると危険です。例えば、セキュリティ対策として自社のすべてのパソコンにセキュリティソフトを導入する場合を考えてみましょう。そもそも資産管理をしておらず自社にパソコンが何台あるのか把握していない状態では、すべてのパソコンにソフトを導入することは不可能です。
また、導入できたとしてもそのパソコンを誰が活用するのかわからなければ、アップデートなどに対応できません。気付かない間にセキュリティ上の欠陥を抱え、サイバー攻撃の被害にあい情報漏えい事故を引き起こすリスクもあります。自社が保有するIT資産は、すべて攻撃者のターゲットになり得ることを理解しておかなければなりません。
資産管理を適切かつ効率的に行うには、固定資産管理システムの活用がおすすめです。いまや多くの企業が実際に製品を活用し、固定資産の管理効率や会計処理の正確性を高めています。製品の資料を活用して、効率化を目指してみませんか。
資産管理の方法
適切な資産管理を行い、上述したリスクを避けるにはどうすればよいのでしょうか。ここでは、おすすめの資産管理方法を詳しく紹介します。
IT資産管理ツールを導入する
IT資産管理ツールとは、企業が保有する資産のなかでもIT資産の管理に特化したツールで、IT機器に関するコンプライアンス遵守やセキュリティリスクの防止に有効です。
例えば、ソフトウェアやアプリのライセンスに関する情報を詳細に管理できます。契約年月日や人数、契約期限切れまでの残り日数、ソフトの更新情報などをツール上で一元的に管理することで、ライセンス違反や重複購入を避けられます。
また、自社のIT機器と連携させ、デバイスの直接管理も可能です。例えば、ツール側からOSのアップデートを指示する機能があるため、一台ずつ対応する必要がなく、アップデートを社員任せにせずに済むためセキュリティ対策として有効です。
以下の記事では、IT資産管理システムについて詳しく解説しています。興味がある方はあわせてご一読ください。
固定資産管理システムを導入する
IT資産のほか、企業が保有する固定資産のすべてを一括管理したい場合には固定資産管理システムの導入がおすすめです。固定資産管理システムは企業が保有する固定資産情報を一元管理し、台帳作成や棚卸し、会計処理などを効率化するシステムです。
固定資産の台帳をエクセルで作成し、管理している企業も多いでしょう。しかし、エクセルでの管理は複数人が同時にデータを活用できない、最新のデータがリアルタイムで反映されないといった不都合があります。また、複数の拠点における資産をまとめて管理するのは非常に手間がかかるでしょう。
固定資産管理システムを導入することで、システム上で同じデータを活用・共有できます。また、クラウド型の固定資産管理システムは複数拠点で同じシステムを活用できるため、グループ会社や支店を多く持つ企業での固定資産管理が容易になるでしょう。また、製品によっては関連システムとの連携や監査ログ、減価償却計算など、セキュリティ性や利便性を高める機能が備わっているものもあります。エクセルでの管理と比べて大幅に業務が効率化し、管理者の業務負担軽減にもつながるでしょう。
固定資産管理システムについて詳しく知りたい方は、以下の記事も参考にしてください。
まとめ
適切な資産管理の実施は、コンプライアンス遵守やセキュリティ管理のほか、会計管理においても重要です。自社の資産管理体制を見直したいと考えている方は、固定資産管理システムの活用を視野に入れてみてはいかがでしょうか。
多くの企業がすでに導入し、資産管理の効率化を実現しています。まずは資料を取り寄せてみて、次のステップに進みましょう。
