中小企業における属人化の原因
中小企業で属人化が起こる最大の原因は、人手不足による業務の多忙化です。現場の社員は毎日の業務に追われ、ノウハウを共有する時間や余裕がありません。特に属人化した業務は、一定のスキルや経験が求められるため、簡単に他の人へ引き継ぐことができません。
一時的な不在であれば何とかやりくりできるケースもありますが、退職となると影響は深刻です。業務の全容が担当者しか分からない状態では、引き継ぎが困難となり、最悪の場合ほかの業務にも支障が出る恐れがあります。
売上や利益が出ていれば属人化の問題が見過ごされがちですが、組織の持続的な成長を考えるなら、ノウハウを組織全体で共有・継承する仕組みづくりが不可欠です。
属人化の全体像や解決のヒントを知りたい方は、以下の記事もあわせてご覧ください。成功事例も紹介しています。
中小企業における属人化の解消方法
属人化を防ぐ具体策としては、マニュアル・教育の徹底と、ナレッジマネジメントツールの活用が有効です。では、どのような方法なのか以下で解説します。
業務フローを見える化し、マニュアルを整備する
マニュアルの整備は、スキルやノウハウの継承を効率化するために欠かせません。まずは業務全体を整理し、部署内の業務フローを見える化して、どの工程が属人化しているかを把握しましょう。
属人化している業務が特定できたら、誰が担当しても同じ成果が出せるように、手順や注意点を明記したマニュアルを作成します。最初から完璧を目指す必要はなく、引き継ぎや運用を通じて継続的に改善していくことが大切です。
ナレッジマネジメントツールを利用する
ナレッジマネジメントツールとは、各社員がもっている知識・ノウハウなどのナレッジを管理・共有するツールです。ナレッジを共有できるツール全般を指し、社内SNSやオンラインストレージなどもナレッジマネジメントツールとして代用可能です。
業務に必要な情報や役立つ情報などを一元管理して全社員に共有でき、ナレッジの継承を効率化するには最適なツールといえるでしょう。ただし、企業の資産を管理するため、セキュリティ体制が万全なツールを選ぶ必要があります。
以下の記事では、おすすめのナレッジマネジメントツールを年間ランキング順に紹介しています。選び方も詳しく解説しているので、あわせて参考にしてください。
中小企業における属人化を解消するポイント
マニュアル作成やナレッジマネジメントツールの導入は、必ず上手くいくわけではありません。どのようなポイントを意識すれば上手くいくのか解説します。
社員全員が属人化に対して問題意識をもつ
属人化を解消するには、マネジメント層と現場の社員の双方が課題を共有し、協力して取り組むことが不可欠です。どちらか一方だけが動いても、効果的な改善は期待できません。
例えば、経営層が属人化のリスクを理解していても、現場が非協力的であればマニュアル整備や業務の標準化は進みません。逆に、現場が意欲的でも、マネジメント層の理解がなければツール導入や改善策は実現しにくいでしょう。
属人化が業務や組織に与える影響を全社員が正しく理解し、共通認識のもとで解消を目指すことが重要です。特に、売上や利益だけに注目して属人化の問題を軽視するマネジメント層には、注意が必要です。
PDCAを実行する
属人化の対策は、実施して終わりではありません。せっかく取り組んでも、時間が経つと元に戻ってしまうケースも多いため、継続的にPDCAサイクルを回すことが大切です。
例えば、業務フローの見直しやマニュアル作成を行ったら、それが現場で機能しているか定期的に確認しましょう。効果が出ていない場合や、運用が定着していない場合は、原因を分析し、改善策を講じる必要があります。
まとめ
中小企業では従業員が限られているため、業務の属人化が起こりやすくなります。担当者が退職すると業務が滞り、組織全体に大きな影響を及ぼす可能性もあるため、早めの対策が重要です。
まずは業務フローを整理し、属人化している作業を洗い出したうえで、誰でも対応できるようにマニュアルを整備しましょう。あわせて、ナレッジマネジメントツールを活用すれば、スキルやノウハウの継承もスムーズになります。
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