企業は個人事業主のマイナンバーを管理する必要はある？
企業が個人事業主（外注先）へ報酬を支払う場合、支払調書の作成などによりマイナンバーが必要になることがあります。
マイナンバーは特定個人情報に当たるため、収集する場合は、目的を明確にしたうえで適切に管理しなければなりません。まずは、自社の業務が「個人事業主のマイナンバーを取り扱うケース」に該当するかを確認しましょう。マイナンバーが必要な支払いの代表例は以下のとおりです。
- ■原稿料・講演料
- ■弁護士や公認会計士など、特定の資格を要する業務に対する報酬
- ■モデルやプロスポーツ選手に支払う報酬
- ■芸能人あるいは芸能プロダクションを経営する個人への報酬
- ■プロスポーツ選手などへの契約金
- ■ホテル・旅館で行われる宴会などにおいて、接客を務めるホステスなどへの報酬
- ■広告宣伝を目的とした賞金や、馬主へ支払う競馬賞金
- ■社会保険診療報酬支払基金が支払う診療報酬
補足：個人事業主本人の立場でも、確定申告でマイナンバーの記載が必要になる場合があります。また、従業員を雇用する場合は、従業員のマイナンバーを取り扱う場面が生じます。
企業が個人事業主のマイナンバーを収集する際のポイントは？
マイナンバーは重要な個人情報であるため、慎重に取り扱わなければなりません。そこで、次は企業が個人事業主のマイナンバーを収集する際に注意すべきポイントを３つ紹介します。
必ず利用目的を明示する
個人情報保護法第18条には、個人情報の収集に関して以下の条文が書かれています。
個人情報取扱事業者は、個人情報を取得した場合は、あらかじめその利用目的を公表している場合を除き、速やかに、その利用目的を、本人に通知し、又は公表しなければならない。
そして、マイナンバーも個人情報の１つである以上、この法令に従わなければなりません。個人事業主と契約する際に、マイナンバーの利用目的を契約書に記載するなどして通知しましょう。
ただし、これはマイナンバーの利用目的だけを個別に記載しなければならないという意味ではありません。マイナンバー以外の個人情報も含め、「個人情報の取得目的」としてまとめて明示する方法も認められます。ちなみに、このときマイナンバーの提出先を明示する必要はありません。
提出を拒否された場合でも要請をする
取引先がマイナンバーの提出を拒否した場合でも、企業は提供を要請し続ける必要があります。これは、支払調書への記載が企業に課せられた義務であるためです。
あわせて、要請した事実と経緯を記録・保存しておくことも重要です。メールや書面のやり取り、電話連絡の記録、管理台帳への記載など、後から説明できる形で残しましょう。 税務署に支払調書を提出する際にはマイナンバーの記載がない理由を問われますが、具体的な記録があれば自社に非がないことを説明できます。
本人確認をする
個人事業主からマイナンバーを取得できても、それが本当に本人のマイナンバーであるとは言い切れません。そこで必要になるのが本人確認です。マイナンバー取得時の本人確認は、マイナンバー法で厳しく義務付けられています。
以下の方法で本人確認を行いましょう。
- マイナンバーカード
- 個人事業主がマイナンバーカードを作成している場合は、その提示によって本人確認とマイナンバーの提供を同時に行えます。
- マイナンバーと本人確認書類
- マイナンバー通知カードや住民票によって番号を確認する場合は、本人確認書類が別途必要です。本人確認書類は顔写真の有無によって必要な数が変わります。
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- 【顔写真付きの書類】
- 運転免許証、パスポート、在留カード、外国人登録証明書などいずれか１つ。
- 【顔写真がない書類】
- 健康保険証、税金や公共料金の領収書、印鑑登録証明書などいずれか２つ。
上記書類のコピーあるいは写真撮影したデータを提出してもらいましょう。
参照：マイナンバー法 : マイナンバー（社会保障・税番号制度）｜ 内閣府
企業が個人事業主のマイナンバーを管理する際の注意点は？
マイナンバーは取得して終わりではなく、適切に管理する必要があります。そこで、次は企業が個人事業主のマイナンバー管理を行う際の注意点を２つ紹介します。
マイナンバー法を遵守する
マイナンバー法では収集・利用・管理・廃棄について定められています。主な内容は以下のとおりです。
- ■マイナンバーは行政手続き以外に利用してはならない
- ■安全管理措置を行う必要がある
- ■提供を受けるときは本人確認をしなければならない
- ■管理を委託する場合は、適切に監督する必要がある
また、マイナンバー法への違反には厳しい罰則が設けられているので注意してください。
安全管理措置を講じる
安全管理措置とは、収集したマイナンバーの情報漏えいを防止するための措置のことです。この安全管理措置には大きく分けて以下の４つがあります。
- 組織的安全管理措置
- マイナンバーを管理する責任者と担当者を任命し、限定して管理する。
- 人的安全管理措置
- マイナンバーを管理する担当者には、適切に管理できるように教育、監督する。
- 物理的安全管理措置
- マイナンバーを管理する場所に施錠する、紙媒体の廃棄時にはシュレッダーを使うといった物理的な施策を行う。
- 技術的安全管理措置
- マイナンバーをデータで管理する場合は、パスワードの設定やアクセスログの記録をする。
特に実務では、保管・アクセス権限・持ち出し・廃棄の考え方を明確にすると運用しやすくなります。
安全管理措置の要点（例）
・保管：紙は施錠できる場所で保管し、電子は保存先を限定する
・アクセス権限：閲覧・編集できる担当者を絞り、権限を管理する
・持ち出し：私物端末への保存や社外への持ち出しを避けるルールにする
・受け渡し：安易な共有を避け、社内で定めた方法で受領する
・廃棄：目的達成後は、紙はシュレッダーなどで裁断し、電子は復元できない形で削除する
・保存期間：書類により異なるため、社内規程で管理する
参照：特定個人情報の適正な取扱いに関するガイドライン（事業者編）｜個人情報保護委員会
個人事業主のマイナンバー管理には、法令遵守や厳重な安全管理措置が求められます。こうした要件を確実に満たすためには、マイナンバー管理システムを活用して、取得・保管・アクセス管理を一元化することが有効です。
「自社に合うマイナンバー管理システムを診断してみたい」、「どんな観点で選べばいいかわからない」という方向けの診断ページもあります。
個人事業主のマイナンバーも正しく管理しましょう
企業が個人事業主に業務を発注し、その報酬を払う場合にはマイナンバーを取得する必要があります。支払調書への記載という利用目的を明示し、本人確認を行って取得しましょう。
また、企業が個人事業主のマイナンバー管理をする際には、十分な安全管理措置を講じてマイナンバー法を遵守しなければなりません。適切な管理体制を構築し、法で定められた義務を果たしましょう。
