報告書を自動作成するメリットとおすすめツールを紹介！

報告書を自動作成するメリットは？

まずは、報告書を自動作成するメリットについて解説します。

コストを削減できる

ビジネスにおいて、会議の前後や１日の業務の終わりに報告書を作成する機会は多いでしょう。特にデータの分析やパーセンテージの算出・グラフ化などが必要な報告書は時間がかかるうえ、フォーマットや計算式が壊れたり、修復に時間をとられたりしがちです。

そこで報告書作成業務を自動化すれば、時間を大幅に短縮できます。ツールを利用した場合であれば、フォーマットが崩れることを防いだり、自動でエラーチェックが入ったり、ワンクリックで集計からレポート出力まで自動化できたりもします。その結果、コスト削減や業務効率の向上につながるでしょう。

仮に時間給が2,500円の社員が行う１時間の報告書作成業務を削減できれば、１か月20日稼働で計算すると50,000円削減できます。同様の従業員が10人いれば500,000円のコスト削減を実現できることになります。

ビジネスが円滑になる

報告書作成を自動化すれば、専門知識がなくても業務時間を短縮できます。今まで担当者しか作成できなかった報告書も、属人化することなくスムーズに仕上げられるでしょう。また、ヒューマンエラーの発生を抑えられるため、正確な報告書作成が可能です。

このように報告書を自動作成すれば、時間短縮と正確性向上により、クライアントへの対応も迅速になります。報告書をもとにした情報共有も効果的に行えるため、業務効率も向上するでしょう。

さらに、短縮した時間は別の業務に配分できるため、ビジネスが円滑になりやすいでしょう。

報告書を自動作成するには？

つづいては、報告書を自動作成する具体的な方法を見ていきましょう。

ExcelのVBAやマクロを使用する

ExcelのVBAやマクロを使えば、定型化している操作にかかる時間を短縮できます。

マクロは自動化を実現する機能であり、登録すると既存のデータをもとにグラフを作成できます。VBAは自動化を実現するために使われるプログラム言語のことで、マクロはVBAを利用すれば数値を転記する煩雑な作業を省けるでしょう。

たとえば手作業でグラフを作成すると、データの集計から名称の入力まで複数の項目があるため、作業時間が膨張しやすい傾向があります。その業務がボタン１つに集約すれば、かなりの時間を短縮できるでしょう。

Excelを使って報告書を作成する業務はどこの部署でもあるため、自動化を実践すれば会社単位で業務効率がアップします。

報告書自動作成ツールを使用する

ExcelのVBAやマクロは便利ですが、使いこなすには専門的な知識が求められます。そのため、マクロを作成できる一部の社員に負担が集中しやすいデメリットがあるでしょう。そこでおすすめなのは、報告書自動作成ツールです。

報告書自動作成ツールであれば、専門的な知識がなくても報告書を作成できます。ツールの中にはタブレットやスマートフォンで操作できるものもあり、隙間時間の報告書作成も可能です。他にもペーパーレスを実現したり、効果的に業務時間を短縮できたりなどたくさんのメリットがあります。

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報告書自動作成ツール比較

では、具体的にどのような報告書自動作成ツールがあるのか見ていきましょう。

Smart Report Cloud

株式会社東計電算 / Toukei (Thailand) Co., Ltd.

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《Smart Report Cloud》のPOINT

1. 入力ゼロ！現場の「写真・音声・伝票」をAIが自動解析
2. AIが標準フォーマットで報告書を自動生成
3. 作成した報告書はデジタル資産として一元管理

CheckNote

CheckNoteはスマートデバイスで点検結果のデータを入力し、そのまま自動で報告書を作成できるクラウドサービスです。データを入力すれば、WebシステムやExcelに自動出力されるため、報告書作成業務の負担が大幅に軽減します。インターネット環境があればどこでも利用できるため業務が効率化します。

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報告書自動作成ツールの費用相場

報告書自動作成ツールの費用は、提供形態や機能によって異なります。以下に目安をまとめました。

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報告書自動作成ツールの選び方

報告書自動作成ツールを選ぶ際は、自社の業務内容や作成したい報告書の種類にあうかを確認することが大切です。ここでは、導入前にチェックしたいポイントを解説します。

自動化できる業務範囲を確認する

報告書自動作成ツールによって、自動化できる範囲は異なります。データ入力や集計のみ対応しているものもあれば、分析・グラフ作成・レポート出力まで一括で自動化できるものもあります。

自社で効率化したい業務が、データ収集なのか、集計・分析なのか、報告書の作成・共有なのかを整理したうえで、必要な機能を備えたツールを選びましょう。

既存システムと連携できるか確認する

報告書作成では、ExcelやGoogleスプレッドシート、BIツール、SFA、CRM、広告管理ツールなど、さまざまなシステムのデータを活用するケースがあります。

既存システムと連携できない場合、データの転記作業が発生し、かえって業務負担が増える可能性があります。導入前に、自社で利用しているシステムとの連携可否を確認しましょう。

テンプレートの柔軟性を確認する

報告書は、営業日報や会議報告書、点検報告書、マーケティングレポートなど、用途によって必要な項目や形式が異なります。

テンプレートを自由に編集できるツールであれば、自社の運用にあわせた報告書を作成しやすくなります。既存の報告書フォーマットを再現できるかも確認しておくと安心です。

スマートフォンやタブレットに対応しているか確認する

現場作業や外出先で報告書を作成する機会が多い場合は、スマートフォンやタブレットに対応したツールがおすすめです。

写真の添付や音声入力、手書きメモの取り込みなどに対応していれば、現場での報告作業を効率化できます。移動中や隙間時間に入力できるため、報告漏れの防止にもつながるでしょう。

AI機能の有無を確認する

近年は、AIを活用して報告書の要約や文章作成、データ分析を支援するツールも増えています。AI機能が搭載されていれば、文章作成にかかる時間を短縮しやすくなります。

ただし、AIが作成した内容は必ずしも正確とは限りません。最終確認や修正を行う前提で、どこまでAIに任せられるかを確認しましょう。

操作性やサポート体制を確認する

高機能なツールでも、操作が難しいと現場に定着しにくくなります。ITに詳しくない従業員でも使いやすい画面設計か、マニュアルやサポート体制が整っているかを確認しましょう。

無料トライアルやデモを活用し、実際の操作感を確認してから導入を検討するのがおすすめです。

まとめ

報告書を自動作成することでコスト削減できるだけでなく、ビジネスが円滑に進むようになります。報告書の自動作成はExcelのマクロやVBAを利用すれば実現できますが、専門知識をもつ社員が少ない場合は、ツールを導入するのがおすすめです。

まずは気になった製品の資料を請求し、それぞれの製品が自社の求める条件をクリアしているか比較したうえで導入するようにしましょう。