RPAの運用でよくある課題
RPAを導入した後は、継続的に運用し、改善を重ねるフェーズに入ります。しかし、実際の現場では運用時に多くの課題が発生し、想定していた効果が得られないケースも少なくありません。ここでは、RPA運用における典型的な課題とその対処法を紹介します。
- ■引き継ぎや保守がしづらい体制
- ロボットの設計意図や処理内容が文書化されていないと、担当者変更時に対応が困難になります。開発履歴の共有や構築フローのドキュメント化を行うことで、業務の継続性が確保されます。
- ■ロボットの放置・形骸化
- 業務内容が変化してもロボットが更新されず、使われなくなるケースがあります。定期的な棚卸と見直しを行い、現場に即した運用が求められます。
- ■更新・修正作業の負担
- 業務フローやシステムの変更によって、ロボットの修正が頻繁に必要となる場合があります。初期設計の段階で処理をモジュール化することで、変更時の工数を抑える工夫が有効です。
RPAの運用ルールを策定する重要性
RPAは開発が比較的容易であることから、担当者ごとに独自の運用が行われやすい傾向があります。その結果、誰がどのRPAを構築・運用しているのか把握できず、不具合や仕様変更時の対応に支障が出る恐れがあります。
こうしたトラブルを防ぐには、開発者の明確化や権限の管理、ロボット設計の方針などを事前にルール化し、運用体制を組織的に整備することが不可欠です。属人化を避け、長期的な安定運用を実現するための第一歩となります。
RPAの運用ルールを策定する方法
RPAを運用するうえでは、引き継ぎ体制の不備やロボットの形骸化、更新作業の属人化など、さまざまな課題が発生しやすくなります。これらの課題を未然に防ぎ、安定したRPA運用を実現するには、あらかじめ明確なルールを策定しておくことが重要です。ここでは、RPAの運用ルールをどのように設計・整備していくべきか、具体的なステップと検討すべき観点を解説します。
開発ルールの策定
開発時には、開発フェーズごとにマニュアルを作成しましょう。以下のように３つのフェーズに分類すると必要なマニュアルが分かりやすくなります。
- 導入前
- RPAを適用する業務のフローをマニュアル化します。このように明確化できない業務は定型作業ではないため、RPAを適用できません。
- 導入中
- RPAの利用マニュアルを作成します。操作や設定、修正の方法を明記しましょう。このマニュアルはRPAが使われるにつれて修正が必要となってくる可能性が高いため、必要に応じて更新しましょう。
- 導入後
- RPAを適用しても、人の手で行わなければならない作業が残ることがあります。この場合は現場で混乱が生じないよう、自動化する部分とそうでない部分の境目をマニュアルで明確にしましょう。
このほかにも、RPAの詳細がわかるドキュメントを用意できれば理想的です。一例を以下に示します。
- ■RPAの一覧
- ■バージョン情報
- ■エラー情報
- ■概要図
管理ルールの策定
続いて、管理ルールを策定します。以下のことを義務化しましょう。
- 開発者とRPAを登録すること
- 誰がどのRPAを開発したのかわかるように登録制度を採用します。また、登録情報には社員がアクセスできるようにし、安心感を持ってRPAを扱えるようにします。
- 証書を発行すること
- 登録後には証書を発行し、RPAに組み込みましょう。単純なテキストデータでもよいのですが、暗号化などにより改ざんを防止すると信頼性が向上します。
RPA推進担当者や開発者、情報システム部門などで連携を取りながら、上述のルールが守られるよう管理体制を構築しましょう。開発ルール策定時やマニュアル作成時、開発時などフェーズごとに責任者を定めておくとスムーズに進みます。
検査ルールの策定
RPAは一度稼働を始めれば永久的に安定稼働してくれるものではありません。エラーが生じて思わぬ損失をもたらす可能性があります。そこで必要になるのが定期的な検査と、そのためのルール策定です。 どのくらいの期間ごとに検査をするのか、具体的に何を調べるのかを明確にしましょう。検査する項目の一例を紹介します。
- ●想定どおりに稼働しているか
- ●システムに想定外の負荷がかかっていないか
- ●予想外の事態が生じた際、大きな損失につながる可能性はないか
- ●問題が生じた際にそれをすぐ検知できるようになっているか
また、これらの項目が定期的に確認されていると証明するため、「管理ルールの策定」の項で述べた証書を検査のたびに更新することをおすすめします。
RPAの運用ルールを策定するポイント
既存の内部統制ルールをRPAに適用しようとすると、RPAの良さが活かされない可能性があります。そこで必要なのが、RPAにあわせた内部統制ルールへの改変です。
以下のそれぞれについて、RPAの利用を踏まえた修正を施しましょう。
- ■全社レベルの統制
- 社員教育やノウハウの共有といった企業全体についての統制です。ここに、RPA管理者の教育などを盛り込みましょう。
- ■業務プロセスレベルの統制
- 個別の業務プロセスに関する統制です。人力での遂行を前提としていたものを、RPAを踏まえた内容に改めましょう。
- ■IT全般に関する統制
- 企業全体のITシステムに関する統制です。自社に存在するRPAを管理できるようにルールを策定しましょう。
- ■ITに関する業務統制
- 個別のITシステムに関する統制です。RPAが既存のIT環境に与える影響を踏まえ、運用ルールを策定しましょう。
RPAの運用ルールを策定し、導入を成功させよう
RPAは、導入によって定型的な業務を効率化できたりコストを削減できたりと、企業の生産性向上に一役買うものです。しかし簡単に開発できることから、管理されていないRPAが増えると社内が混乱するおそれもあります。この事態を防ぐには、RPAの運用ルールをあらかじめ定めておくことが大切です。開発・管理・検査に分けてそれぞれルールを策定し、すべてのRPAが管理下にある状態を目指しましょう。また、内部統制もRPAの利用にあわせて改変する必要があります。
社内でしっかりと準備を整え、RPAの導入を成功させましょう。
