スキル管理とは
スキル管理とは、社員のスキルをデータとして共有・管理し、“見える化”することです。
社員のスキルを可視化しておくことで、適材適所の人員配置や、業務の割り振りに役立ちます。さらに、スキルの不足がある場合には、研修などによる育成計画にも活用できます。
このようにスキル管理は、組織全体で人材資源を効果的に活用するうえで欠かせない仕組みといえるでしょう。
スキルの種類
スキルには、主に「技術的なスキル」と「対人関係におけるスキル」があります。
- 技術的なスキル
- 業務上必要とされる知識・技術・能力のこと。
例：事務処理能力・情報処理能力・分析能力・接客能力・IT知識・パソコン技能など - 対人関係におけるスキル
- 良好な対人関係を築くために必要な能力のこと。
例：コミュニケーション能力・リーダーシップ・プレゼン能力など
この他にも管理職には、物事を俯瞰してみる能力や柔軟性、臨機応変に対応する能力などが求められる場合もあるでしょう。また現在は多くの企業において、技術的なスキルだけでなく、仕事への取り組み方や社内外におけるコミュニケーション能力を重視し、採用する傾向にあるようです。
なぜスキル管理が必要とされるのか
スキル管理とはどのようなことが管理できるのか、メリットと必要性について解説します。
プロジェクトに必要なスキルの有無を把握しやすい
スキル管理を行うことで、業務に必要なスキルがあるかどうかを把握できます。社員の通常業務に必要なスキルの有無を一元管理できれば、スキルにあった業務を割り振れます。特にIT部門のプロジェクトでは、役割に応じて必要なスキルは異なるでしょう。
例えば、コンサルタントなどの企画部門では業務改善を提案できるスキルや戦略を考える能力が必要です。システム開発を実施するのであれば、そのプロジェクトに必要な開発技術が求められるでしょう。
社員一人ひとりのスキルを把握しておけば、プロジェクトメンバーを選出しやすくなります。
キャリア・資格の有無を確認できる
スキル管理は、業務に必要な能力だけでなく今までの経験・キャリアや、取得しているスキルについても確認できるメリットがあります。
特に新卒社員と中途採用した社員では、会社が把握できる記録に差があるため注意しなければなりません。中途社員を採用したときは、過去の業務経験などの情報もしっかりと管理する必要があるでしょう。
また、資格を管理する際は、資格の取得日・有効期限・更新日も同時に管理します。特に担当できる業務の幅に関係する免許などは、適切に把握しましょう。
スキル維持・管理や教育に活用できる
スキル管理は、社員それぞれのスキル維持やスキルアップにも役立ちます。保有する資格やスキルなどが、古くならないためにも定期的な更新が必要です。
またスキル管理を行えば、社員それぞれの資格取得日や研修受講履歴を一覧表で確認できるので、該当者を見つけ出し、新たな研修を案内できます。
チームや組織のスキル総量を可視化できる
スキル管理によって、チーム全体がもつスキルの総量が可視化されます。例えば、ある部署の特定のスキル総量が他のチームに比べて低い場合、そのスキルをもつ人材を他部署から移動させることで、組織全体のバランスを見た施策が行えるでしょう。
このように、社員一人ひとりのスキルを「見える化」することで、属人化の防止や組織横断的な施策の立案が容易になります。
スキル管理の方法
スキル管理を行うにあたり、スキルマップの作成方法と専用システムの導入について解説します。
スキルマップを作成する
スキルマップとは、社員がどのようなスキルを保有しているかを一目で確認できる可視化ツールのことです。ここでは、スキルマップの作り方をステップごとにわかりやすく解説します。
エクセルなどを活用すれば簡単に作成でき、社内で共有することでスキル管理の効率化にもつながります。作成手順は以下のとおりです。
- １．部署に必要なスキルを洗い出す
- 業務に必要なスキルを洗い出し、明確にします。部署ごとに求められるスキルは異なるので、業務フローや内容を考慮しましょう。
- ２．スキル項目の設定
- １で洗い出したスキルに対して、具体的なスキル項目を設定します。
（例：経験職種・語学レベル・資格・研修の履修状況など） - ３．評価段階を設定する
- 評価項目の中で、何段階で評価するのかの階層を設定します。補助できるレベルなら１、一人で対応できるレベルなら２、指導できるレベルなら３などと基準を定めます。
- ４．評価方法を設定する
- 評価方法は、上司が部下のスキルを評価して記入する場合と、部下が自己申告により記入し上司が確認・修正する方法があります。
- ５．職場への周知
- スキルを正確に把握するためには、社員の協力が必要不可欠なため、実際に活用する前にスキルマップの実施について職場に周知することが大切です。
なお厚生労働省のサイトより、キャリアマップ・職業能力評価シートがダウンロードできるので、参考にするとよいでしょう。
参考：キャリアマップ、職業能力評価シート及び導入・活用マニュアルのダウンロード｜厚生労働省
スキル管理システムの導入
スキル管理システムとは、社員のスキルを効率的に「見える化」し、管理・活用するための仕組みです。特に社員数が多い企業では、エクセルでのスキルマップ管理に限界があるため、専用システムの導入が有効です。
多くのスキル管理システムでは、人事評価や研修履歴などの情報を一元管理でき、社員一人ひとりのスキルや成長状況を把握しやすくなります。必要なスキルを持つ人材の検索や、育成対象の抽出にも役立ちます。また、人事システムと連携することで、評価データや勤怠情報とスキル情報を統合でき、より高度な人材分析や適切な人員配置のシミュレーションも可能になります。
なお、スキル管理機能は、タレントマネジメントシステム（TMS）の一部として提供されることもあります。スキルの可視化に加えて、人事評価・育成計画・後継者管理などを包括的に行いたい場合は、TMSの導入も検討するとよいでしょう。
スキル管理とタレントマネジメントの関係
スキル管理と関連が深い概念として「タレントマネジメント」があります。スキル管理とはタレントマネジメントの一つといえるでしょう。
社員の能力を管理し、適材適所の配置や教育計画を実行するタレントマネジメントにおいて、スキルの部分に特化したものがスキル管理です。タレントマネジメントシステムについては、以下の記事で詳しく紹介しています。
スキル管理を理解して、システムの導入を検討しよう！
従業員の能力を把握する「スキル管理」は、適切な人員配置やプロジェクトメンバーの選出に欠かせません。まずは、従業員に業務で必要なスキルがあるか確認しましょう。また、従業員ごとの業務経験や保有しているスキルも明確にできます。
適切に管理するためにはエクセルを使用しますが、従業員が多いと非効率なためツールを導入することも検討しましょう。
