データベースとは
データベースとは、テキストや数値、画像などの情報を一定のルールに従って整理・蓄積する仕組みです。複数のユーザーが同時にアクセスし、必要な情報を効率的に検索・更新・抽出できるよう設計されており、業務の情報基盤として広く活用されています。
従来の紙帳票やExcelでは限界のある情報管理も、データベースを用いれば一元管理と同時編集が可能です。膨大な情報を整然と保持し、検索性や拡張性を兼ね備えている点が特徴です。
データベースの活用イメージ
ここでは、実際にどのような場面でデータベースが利用されているのかを例示します。業務効率化や情報の可視化に貢献する具体的な活用シーンを把握することで、より明確な導入イメージがもてるでしょう。
- ● コンビニのPOSシステムでの購買履歴・在庫管理
- ● 病院における電子カルテの記録・検索・共有
- ● 企業における顧客情報・商談履歴の一元管理
- ● 通販サイトでの受注・配送・在庫状況の統合管理
- ● 教育機関での学生成績や履修履歴の蓄積・分析
データベースのメリット
データベースの導入で得られるメリットは以下のとおりです。それぞれ詳しく解説します。
- ●データ管理や検索が効率化できる
- ●入力エラーやデータ損壊などの人的ミスを防げる
- ●不正アクセスに対処できる
- ●データを有効に活用できる
データ管理や検索が効率化できる
データベースは、入手した情報を自動で関連付けて管理できます。例えば商業施設や小売店に関する情報では、会員カードとPOSレジスターさえあれば「来店日」や「購入品目」など、データ同士の紐付けが可能です。
また取引先の情報が変更になった場合には、顧客情報を修正するだけで関連する案件管理などのデータにも自動的に反映されます。
さらに検索性にもすぐれているため、例えばマーケティング部門でDM送付をする際に、対象となるターゲット層の抽出などがスムーズです。
入力エラーやデータ損壊などの人的ミスを防げる
データベースは入力規則を設定できます。「この列は数字のみ入力可能」のように、入力形式を統一できれば入力ミスやデータがうまく反映されないなどの不具合を防げます。データの整合性を保ち、適切な管理が可能です。
また、バックアップも取りやすいため操作ミスによるデータの消失はもちろん、システム障害対策にもなるでしょう。
不正アクセスに対処できる
データベース内にデータへのアクセス履歴や操作履歴を残しておけば、不正アクセスがあっても容易に特定できます。そのためデータの信頼性が高まります。
データを有効に活用できる
検索・抽出しやすいだけでなく、集計やグラフ化も容易なため、迅速かつ適切なデータ分析が可能です。データを分析しやすいかたちで管理できることで、企業経営の施策検討や意思決定に役立つでしょう。
データベースのデメリット
実はデータベースの活用方法がそもそもわからないといった課題もあります。具体的にはデータベース作成が目的となり、多大なコストをかけたのにもかかわらず業務を増やすだけに終止してしまう例です。
データベースはあくまでデータ収集と分析
例えば、会員カードとPOSシステムがあれば、会員カードスキャン後にレジを打つことで、購入履歴と顧客情報を連携可能です。
会員カードをスキャンするだけで、多くの情報を入力せずともデータが集まります。コンビニでは、店員がお客様の見た目で「年齢」と「性別」を入力しています。この情報収集まではデータベースの役割です。
データの活用はシステム利用者にゆだねられる
しかし、データベースはデータを整理し管理するものであり、データの活用は人にしかできません。最も大切な「業務に活かす」部分は、企業の社員のスキルや経験が如実に表れる部分であるため、オートメーション化には多くの課題があるでしょう。
また、以下の記事ではデータベースの導入における課題について解説しています。導入にあたってどのような課題と対策があるのかを詳しく知りたい方は参考にしてください。
データベースを最大限活用しビジネスに役立てよう
データベースは大量の情報を整理・管理します。必要なデータを取り出しやすく、分析や活用に貢献可能です。
複数の人間が共同で作業したり、ビジネスで利用する多量の情報を扱ったりするには、データベースの導入が欠かせません。。今までの情報管理に限界や物足りなさを感じたら、データベース導入を検討することをおすすめします。
以下の記事では、データベース管理システムのおすすめ製品を紹介しています。データベースの導入を検討している方は参考にしてください。
