領収書がバラバラになる原因
領収書が整理できない背景には、紙中心の運用や個人任せの管理体制があります。 原因を整理すると、システム導入の必要性が見えやすくなります。
紙や封筒での個人管理
領収書を各自が財布や封筒で保管していると、提出期限までに紛失するリスクが高まります。 日付順や用途別に整理するルールがなく、経理部門が確認する際に時間がかかりやすい点も課題です。 結果として、差し戻しや再提出が発生しやすくなります。
申請タイミングが人に依存
月末や出張後にまとめて申請する運用では、記憶違いや金額入力ミスが起こりがちです。 領収書の内容を後から思い出す必要があり、正確性を保つのが難しくなります。 属人的な管理は、組織全体の業務効率を下げる要因になります。
経費精算システムでできること
経費精算システムは、単なる申請ツールではありません。 領収書の整理から保管、承認までをまとめて管理できます。
スマートフォンでの領収書取り込み
多くの経費精算システムは、スマートフォンで領収書を撮影し、そのまま登録できます。 撮影した時点でデータ化されるため、紙の保管や後回しの入力作業が減ります。 外出先でも対応でき、領収書をため込まない運用につながります。
自動読み取りによる入力補助
画像から日付や金額、支払先を読み取る機能により、手入力の負担を抑えられます。 入力ミスの抑制にもつながり、経理部門での確認工数を減らしやすくなります。 読み取り結果を確認して修正できる点も実務向きです。
データでの一元管理
登録された領収書はシステム上で一覧管理できます。 個人別や月別、勘定科目別に整理でき、検索もしやすくなります。 紙を探す手間がなくなり、監査対応の準備も進めやすくなります。
領収書整理に強い機能のポイント
すべての経費精算システムが同じ機能を持つわけではありません。 領収書整理を重視する場合は、次の点を確認すると安心です。
電子帳簿保存法への対応
領収書を電子データで保存する場合、電子帳簿保存法への対応が重要です。 タイムスタンプや検索要件への対応有無を確認すると、税務対応の不安を減らせます。 法令対応はシステム選定時の基本条件になります。
会計ソフトとの連携
会計ソフトと連携できると、仕訳データの転記作業が不要になります。 経費精算後の処理までを見据えることで、全体の業務効率が向上します。 経理担当者の負担軽減にもつながります。
承認フローの柔軟性
部門や金額ごとに承認ルートを設定できるかも重要です。 領収書整理だけでなく、内部統制を意識した運用が可能になります。 差し戻し履歴が残る点も管理面で役立ちます。
領収書整理に向いている経費精算システム
ここでは、領収書の電子化や整理に強みを持つ国内向けの経費精算システムを紹介します。 いずれも経費管理全体を効率化したい企業向けの製品です。
ジョブカン経費精算
- 導入実績4万社以上。月額料金業界最安クラス！無料プランあり
- 経理チェック工数大幅削減！電子帳簿保存法にも対応
- 中小から大企業、自治体に至るまで幅広い導入実績多数あり！
株式会社DONUTSが提供する「ジョブカン経費精算」は、スマートフォンでの領収書撮影や自動入力補助に対応した経費精算システムです。 申請から承認までを一元管理でき、紙の領収書をため込まない運用を目指す企業に向いています。
Bill One経費
- 社員による経費の立替払いをなくせるBill Oneビジネスカード
- 領収書の受け取りから承認・仕訳・保管まで全てオンラインで完結
- 作業の自動化による業務効率化で企業全体の生産性が向上
Sansan株式会社が提供する「Bill One経費」は、領収書や請求書をデータでまとめて管理できる点が特徴です。 経理業務全体の効率化を重視したい企業に検討されやすいサービスです。
Spendia
- 大手企業の複雑な要件に対応できる高い柔軟性
- グローバル製品では見落とされがちな日本企業特有の要件に対応
- 大手独立系SIであるTISによるトータルなサポート体制
TIS株式会社が提供する「Spendia」は、経費申請と領収書管理をまとめて行えるクラウド型システムです。 企業ごとの承認フローにあわせた運用がしやすい点が評価されています。
導入前に整理しておきたいこと
経費精算システムを導入する前に、現状の課題を整理しておくと失敗を防ぎやすくなります。
領収書の量と頻度
月にどれくらいの領収書が発生しているかを把握すると、必要な機能が見えます。 少量でも今後増える可能性がある場合は、拡張性も確認しておくと安心です。
社内ルールとの整合性
現在の申請ルールや承認体制とシステムが合うかを確認します。 無理に運用を変えるのではなく、業務に沿った形で導入できるかが重要です。
まとめ
バラバラになりがちな領収書を整理するには、経費精算システムの活用が有効です。 スマートフォンでの取り込みやデータ管理により、紛失や入力ミスを抑えやすくなります。 まずは自社の課題に合う機能を整理し、複数製品の資料を比較しながら検討すると導入後の満足度を高めやすくなります。 気になる製品があれば、まとめて資料請求し、具体的な運用イメージを確認してみてください。
