「楽楽精算」の導入事例【東京ガスコミュニケーションズ株式会社 様】

当時使用していたシステムでは、自動で定期区間分の金額を除いて申請することができず、申請者自身が定期区間分を控除して申請していました。 そこには不確かな部分も多く、経理部門でも経路と定期区間を突き合わせてチェックを実施していましたが、すべてを正しい金額に直すことは難しい状況でした。 また、当時は交通費を各自エクセルで管理しシステムで申請するという運用をしていましたが、外出が多い部署では交通費精算の量が多く、訪問先や経路を記憶しておくのが困難で、精算の際には訪問先や経路を忘れてしまうという問題が起きていました。 このような状況を改善し、スムーズに交通費精算ができる方法はないかと思い、専用システムの検討を開始しました。

「楽楽精算」では、定期区間の運賃が自動で控除されるため、以前のように定期区間と経路を突き合わせてチェックをする必要がなくなりました。 また、交通系ICカードの履歴を読み取って精算する交通系ICカード読取機能により、個人で使用した交通費を管理しておく必要がなくなり、交通費精算が多い部署でもスムーズに精算ができるようになりました。 経理部門でのチェック時においても、ICカードの履歴による精算は「IC」というアイコンが表示され一目でわかるようになっているので、確認の時間が短縮されます。 「楽楽精算」に内蔵されている「乗換案内ソフト」を使用した交通費精算においても、選択した経路によって「早い」「安い」などのアイコンが表示されるので、アイコンが表示されている経路であれば時間をかけてチェックする必要がありません。 この機能により交通費精算の確実性向上と、経理部門の負担減を実現することができました。 そのほかにも、「楽楽精算」では、事前申請と経費精算の内容を紐づけることができるので便利です。 当社では必ず事前申請と紐づけて精算をする必要があるのですが、漏れもなくなり経理部門の負担も軽くなりました。 また、コーポレートカードの自動連携機能も活用しています。 連携しているコーポレートカードの利用履歴が自動で反映されるため、精算作業も短縮でき処理が非常に楽です。 今まで現金で購入し精算していたため手間がかかっていましたが、可能な限りコーポレートカードで購入するようにしたことで、 精算の手間が軽減されました。