プロジェクト収支管理とは
プロジェクト収支管理とは、各プロジェクトや案件ごとの売上・原価・工数などを把握し、採算性や損益を可視化・改善するためのマネジメント手法です。
支出が収入を上回らないように、進捗状況に応じて原価や工数を把握し、適切なタイミングで投資判断やコスト削減を行うことが求められます。プロジェクト収支管理の活動は、大きく３つあります。
- ■プロジェクト収支計画
- プロジェクト全体の予算立案だけでなく、プロジェクトのマイルストーンにおける支出や収入まで計画する。プロジェクト収支を管理するうえでの基準となる。
- ■プロジェクト収支維持
- プロジェクト収支計画との乖離が発生した場合に、できるだけ差を小さくするためにとるべき対策を考案する。
- ■プロジェクト収支改善
- プロジェクト収支維持で講じられた対策の実施など、持続的な収支改善への取り組み。プロジェクトの利益率アップにつながる。
なお、プロジェクト収支管理が求められる代表的な業種には以下があります。
- ●システム業やIT業
- ●広告業やクリエイティブ業
- ●コンサルティング業
- ●建設業や工事業
プロジェクト収支管理の課題
プロジェクト収支管理には正確な情報の収集・把握が欠かせませんが、ここに課題感をもつ企業も多いようです。また、リアルタイムでのデータ更新や情報共有がうまくいかないことを問題視する企業もあります。 考えられる原因として、適切なシステムやツールを用いていないことが挙げられます。
プロジェクト収支に必要な情報（売上データ、工数情報、予算と実績（予実）など）を、エクセルや業務システムなどで別々に管理していると、データ集約に工数や時間を要するだけでなく、人的ミスを招きかねません。エクセルの場合、チェックや更新、データ連携にも時間がかかります。収支計画と差が生じはじめても、問題点の早期発見や迅速な対応が難しいというデメリットもあります。
プロジェクト収支管理の課題を解決するためには、プロジェクトや案件別の収支管理に特化し、必要情報を一元管理できる「プロジェクト収支管理ツール」の導入がおすすめです。
プロジェクト収支管理ツールの機能
プロジェクト収支管理ツールでは、単なる費用対効果の把握にとどまらず、売上・原価・工数の統合管理を通じて案件別の予実管理や採算性の評価が可能です。各プロジェクトや案件単位での収入と支出を一元的に把握することで、業務の効率化と経営判断の精度向上に貢献します。
ここでは、主な搭載機能を紹介します。
収支管理機能
予算管理・原価管理・売上管理など、収支管理に不可欠な機能群です。
予算管理
売上や仕入れ・人件費などの各種コストを想定のうえ、予算作成が可能。プロジェクト終了後に計画と実績を対比することで予実管理にも活用できる。
原価管理
プロジェクト全体で必要な原価、仕入原価と製造原価などを管理。
売上管理
売上を商品・単価・数量などの項目に分けて管理。月ごとの売上集計にも対応。
工数管理機能
プロジェクトに投入された作業時間や人件費を可視化する機能です。工数データの集計により、タスク別・担当者別の稼働状況や原価を把握でき、プロジェクト採算性の精緻な分析が可能。工数が原価に直結する開発・受託型のビジネスでは、損益管理の要とされます。
リソース配分の最適化や赤字案件の早期発見にもつながるため、工数管理機能を搭載したツールを選ぶことで、より高精度な収支管理が実現できます。
売上管理と工数管理を統合するメリット
工数管理と売上管理は、それぞれ単体でも重要ですが、ツール上で統合して活用することでより大きな効果を発揮します。
売上管理では契約ベースの収入データを、工数管理では稼働時間ベースのコストデータを把握できます。これらを一元的に扱うことで、案件ごとの損益がリアルタイムで可視化され、赤字プロジェクトの早期発見や、収益性の高い案件へのリソース集中など、戦略的な意思決定が可能になります。
請求管理・帳票発行機能
請求管理機能を搭載しているプロジェクト収支管理ツールであれば、請求書の作成や発行、売上の自動集計などもシステムがカバーします。煩雑になりやすい請求管理業務を効率化するだけでなく、請求漏れや記入ミスを防ぐことで正確な収支管理につながるでしょう。
請求書以外にも見積書や発注書、納品書、経費精算書など、さまざまな帳票に対応できるツールもあります。
会計システムとの連携機能
経理や会計業務の効率化に欠かせない機能です。売上データをエクスポートすることで、既存の会計システムやソフトとも容易にデータ連携ができます。なかにはAPI連携に対応したツールや、仕訳データを連携できる製品などもあります。
プロジェクト収支管理ツールのメリット
プロジェクト収支管理ツール導入により期待できる効果として、データの一元管理による業務効率化が挙げられます。また収支管理に必要な情報を素早く収集でき、人的ミスの削減にもつながるため、正確な収支管理が実現するでしょう。
プロジェクト収支管理ツールを用いれば、各プロジェクトの収支をリアルタイムで把握可能です。適切なタイミングで適切な損益対策がとれるほか、各プロジェクトの収支を俯瞰できるため、強化すべきプロジェクトなのか見切りをつけるべきプロジェクトかなど、戦略的な経営判断にも役立てられます。
なお、収支管理だけでなくスケジュールや人的リソース管理などもカバーしたいという方にも、プロジェクト管理ツールがおすすめです。プロジェクトを効率的に管理し円滑に進めるための機能が多数搭載されています。以下で人気製品を確認できるので、詳しく知りたい方はぜひチェックしてみましょう。
プロジェクト収支管理ツールのタイプ
プロジェクト収支管理ツールは、工数管理や販売管理などの対応業務範囲に応じて、以下３タイプに分類できます。
- ●販売管理タイプ
- ●統合ERPタイプ
- ●収支管理特化タイプ
各タイプの特徴について以下で解説します。
販売管理タイプ
プロジェクト収支管理にとどまらず、販売管理業務や購買管理業務まで一元管理できるタイプ。販売管理機能として見積管理や受注管理、請求管理などを備えたものもあれば、購買管理機能として発注管理や仕入管理、支払管理などを搭載したものもあります。統合型ERPほど一元管理できる業務範囲は広くありません。
統合ERPタイプ
統合型ERPシステムの一機能として、プロジェクト収支管理機能が提供されているタイプ。販売管理業務や購買管理業務に加え、勤怠管理や給与計算、財務管理など幅広い業務に対応します。より多くの社内データを一元管理できるため、プロジェクト収支管理や周辺業務の効率化はもとより、バックオフィス業務の統合管理や組織全体での業務効率向上が見込まれるでしょう。
収支管理特化タイプ
プロジェクト収支管理に特化したタイプで、多くの機能は必要とせず収支の見える化や損益管理、予実管理、工数管理などを優先したい企業に適しています。工数管理機能はプロジェクトごとの人件費算出が可能で、アサイン調整やコスト管理にも効果的です。特にシステム開発プロジェクトの収支管理においては、正確な工数管理の把握が必須とされるでしょう。
タスク管理や進捗管理、情報共有なども効率化したい場合には、プロジェクト管理ツールの導入を検討しましょう。
プロジェクト収支管理ツールの選び方
プロジェクト収支管理ツール導入を検討する際に、選び方がわからず困る方も多いでしょう。ここからは、プロジェクト収支管理ツールの選定ポイントについて解説します。
機能
プロジェクト収支管理ツールによって対応可能な業務範囲は異なり、機能や強みも違います。まずは自社の課題を深掘りし、課題解決に必要な機能や効率化したい業務範囲を明らかにしましょう。そのうえで優先順位をつけて各社製品を比較検討するのがよいでしょう。
また、原価情報の入力項目や範囲が自社の業界・業種にマッチしているかの確認も必要です。導入事例を参考にしたり、無料デモやトライアルで機能を体感したりしましょう。
コストバランス
一般的に多機能であるほど価格は高額になります。どんなに多機能なシステムであっても活用できなければ効果は期待できません。機能と費用のコストバランスにも着目し、プロジェクト収支管理ツールの導入により得られる効果とコストが見合っているか、事前によく検討しましょう。
また、クラウド型・オンプレミス型といった提供形態の違いも、費用に影響を与えます。
提供形態（クラウド・オンプレミス）
プロジェクト収支管理ツールの主な提供形態として、クラウド型とオンプレミス型があります。最近はクラウド型のプロジェクト収支管理ツールが目立ちますが、両者の違いを理解したうえで自社にあった提供形態を選択しましょう。
クラウド型はベンダーが提供するクラウド上でデータを管理するため、時間や場所を選ばずアクセス可能です。利便性が高く、導入費用を抑えられる点が強みでしょう。セキュリティに関してはベンダーに依存するものの、堅強なデータセンターで運用され一般的には障害に強いとされます。
オンプレミス型は自社サーバで管理・運用するので、自社にあわせてのカスタマイズ対応が可能で、セキュリティ面での不安も少ないといえます。ただし、クラウド型と比較して初期費用は高額です。
セキュリティ
プロジェクト収支管理ツールでは重要度の高いデータを扱うため、セキュリティ機能も重要な比較ポイントです。サーバがクラッシュしたり、不具合や操作ミスでデータが消失したりする可能性はゼロではありません。情報漏えいやデータ破損を防ぐためにも、通信の暗号化やアクセス制限への対応、データのバックアップ体制などについて確認が必要です。
障害やトラブルが生じた際にスピーディーな対応が可能かもあわせて見ておくとよいでしょう。
プロジェクト収支管理ツール導入時の費用の考え方
プロジェクト収支管理ツールの費用は、導入形態や機能の範囲、ユーザー数などによって大きく変動します。多くの製品はクラウド型で提供されており、月額課金制が主流ですが、オンプレミス型では初期費用が発生するケースもあります。
実際の価格設定は製品によって異なるため、トライアルやデモを通じて操作感や機能の充実度を確認することが重要です。特に、自社の課題解決にどれだけ寄与するか、また管理工数削減や利益率の向上といった費用対効果もあわせて判断材料としましょう。
▶統合ERPタイプのプロジェクト収支管理ツール
ここからは、おすすめの統合ERP型プロジェクト収支管理システムを紹介します。多機能なシステムが多く、より広範囲の業務を一元管理できるでしょう。
クラウドERP ZAC
- 業種に特化した機能をパッケージにより低コスト・短納期で提供
- UIを2022年末に刷新。以後3ヶ月おきにバージョンアップ
- 業務に紐づくワークフローにより内部統制も強化
MA-EYES
- プロジェクト型企業の業務全般をサポートする豊富な標準機能
- 高いノウハウと信頼性により短期間での確実な導入を実現
- プロジェクト状況を見える化し、利益率向上・不採算案件の把握
SmileWorks
- 従来のERPと比較して、約1/100程度の月額費用から利用可能！
- インボイス制度・電帳法に対応し、JIIMA認証取得
- クラウド活用で全体最適化を実現し、企業の売上&利益をUP！
ALL-IN
- 導入実績200社以上！中小企業向けのシステム！
- 経営の現状把握に必要な約50の指標を用意！
- 社内に散在するデータを集約して分析可能！
▶販売管理タイプのプロジェクト収支管理ツール
販売管理機能や購買管理機能も備えた、おすすめのプロジェクト収支管理システムを紹介します。請求管理や帳票作成の効率化を図りたい方にも適しているでしょう。
「楽楽販売」
- 累計導入社数5,000社突破！販売管理にまつわる業務に対応
- 販売管理の複雑な金額計算を自動化！
- 企業ごとのルールにあわせてカスタマイズ可能！
プロカン
- 20年の経営実績から生まれたプロジェクト収支管理の決定版
- 月ごと、案件ごと、担当ごとの収支状況がリアルタイムにわかる
- IT/制作会社/コンサル業界に特化で、使いやすさと低価格を実現
▶収支管理特化タイプのプロジェクト収支管理ツール
プロジェクト収支管理機能や、工数管理機能に強みをもつプロジェクト収支管理システムをピックアップしました。プロジェクト収支管理に重点をおいたツールをお探しの方におすすめです。
HUE Classic Project Management
株式会社ワークスアプリケーションズが提供する「HUE Classic Project Management」は、各プロジェクトの収支状況を可視化に加え、先々の予測までたてられるプロジェクト管理ツールです。さまざまなプロジェクト型ビジネスで利用可能で、派遣や請負、サブスクリプションなどにも対応します。
プロジェクト収支管理ツール導入の進め方
ツール導入を視野に入れたら、計画的に導入準備を進めることが重要です。ここでは、社内調整からツール選定・本格導入に至るまでの一般的なステップを紹介します。
- １．業務課題の整理と導入目的の明確化：現状の課題や非効率な業務フローを洗い出し、ツール導入の目的や期待する効果を社内で共有します。
- ２．要件定義と関係部門との連携：収支管理に必要な機能や連携先システムを洗い出し、経理部門や営業部門など関係者と要件をすり合わせます。
- ３．候補製品の比較・選定：導入目的や要件に合致するツールをリストアップし、機能や費用、提供形態（クラウド／オンプレミス）などを比較します。
- ４．デモやトライアルでの検証：候補製品のデモや無料トライアルを活用して、操作性や運用負荷を確認します。現場の声もヒアリングしておくと安心です。
- ５．ツールの決定と初期設定：導入する製品を決定後、初期設定やマスタ登録を進めます。あわせて操作マニュアルの整備や利用部門への研修も行いましょう。
このようなステップを踏むことで、プロジェクト収支管理ツールを業務にスムーズに定着させることができ、導入効果を最大化できます。
プロジェクト収支管理ツールを導入し収益向上を実現しよう
プロジェクト収支管理は、赤字プロジェクトを削減し、利益を維持・拡大するためにも正確に行わなければなりません。しかし、収支管理に必要な情報が一元管理できておらず、時間を要することで対策が後手にまわったり、そもそも正確性に欠けたりするケースが多いのも実情です。
プロジェクト収支管理ツール導入により、必要データの一元管理、正確性の向上、収支のリアルタイム把握が実現します。プロジェクトごとの収支管理を適切に行いたい方や、エクセルでの管理に課題感をおもちの方は、ぜひこの機会にシステム導入を検討してはいかがでしょうか。複数製品を比較検討する際には、各社製品の情報をまとめて入手できる一括資料請求がおすすめです。
