受発注業務でミスが発生する原因
受発注業務のミスは人為的な要因により生じるケースが大半です。以下が典型例です。
- 整理整頓されていない環境
- デスク周りやキャビネット内の整理整頓ができていないと書類やメモを紛失しやすく、探し物にも時間がかかります。発注書や注文請書の送付ミスなどが発生するでしょう。
- 確認漏れ
- 受発注の内容や数を入力・転記した後の確認を忘れるとミスを招きかねません。発注商品や発注数を誤認したまま作業が進んでしまう恐れがあるためです。慣れた業務だからと確認を怠る慢心も原因として考えられます。
- モチベーション低下
- 長時間労働や、人間関係が悪い職場だと、ストレスや疲れを感じます。その結果、モチベーションは低下し、誤受注や誤発注につながるでしょう。作業の属人化も業務の偏りを招き、担当者の心身を疲弊させかねないため、注意が必要です。
受発注業務のミス対策
受発注業務のミスを予防するにはどのような対策を講じればよいのでしょうか。ミスが生じる原因に対して、具体的な方法を３つ紹介します。
職場内の整理整頓
物や書類、道具が散乱している環境だと、いろいろな情報が目に入り集中できず、脳の処理能力が低下します。
入力・転記ミスなどを起こしやすくなるため、職場内の整理整頓を行いましょう。整理整頓された環境では物を探す時間を短縮でき、書類を紛失するリスクも軽減できます。デスク周りがきれいだと受発注業務に集中しやすくなるでしょう。
整理整頓は不要な物を処分して、必要な物を残す「整理」からはじめましょう。そして物の収納場所を決め、片付ける「整頓」を行います。使用頻度の高い物は手に取りやすい場所に置き、そうでないものは引き出しの中に収納します。
チェック体制の強化
受発注業務の内容を細かく書き出してチェックリストを作成しましょう。リストを見ればやるべきことが把握でき、抜け・漏れの防止につながります。納期の伝え忘れといったミスも軽減できるでしょう。
そして、各工程でチェックポイントを設け、確認を行ってください。ミスや抜けがチェックポイントの段階で見つかれば、最低限の修正で済みます。完了後に手戻りの修正を加えるよりも大幅な時間短縮になるでしょう。作成したチェックリストを繰り返し活用すれば業務を定型化でき、ミス軽減につながります。
受発注業務の完了後は複数人で再チェックを行う「ダブルチェック」をおすすめします。担当者を決め、チェックの進捗状況が可視化できると運用しやすいでしょう。
良好なコンディションの維持
受発注業務では、内容や数字の入力・転記ミスは避けなければならず、社員のコンディション維持が大切です。
社員の動向に気を配り、悩んでいるようなら一声かけましょう。全社員の業務量を把握し、業務量の少ない社員が業務量の多い社員のサポートに回るように指示するとよいです。社員同士が助け合う風土をつくれば、業務量の偏りを防止できます。
皆が最適な環境で業務に臨め、良好なコンディションを維持できるでしょう。
発注ミスを防いで受発注業務を効率化するには
受発注業務におけるミスの多くは人為的な要因によるものです。専用のシステムを導入することで、人為的なミスを減少させる方法もあります。発注ミスを防ぎ、業務の効率化に役立つのが「受発注システム」です。
受発注システムは、受注・発注処理における煩雑な業務を一元管理できます。受注側と発注側の双方がシステムを利用しなければなりませんが、システム上で受発注データを共有し、自動で処理されます。特定の人だけが在庫情報を把握するのではなく、誰もが作業フローや進捗状況、受発注データを確認できるため、業務が属人化する心配もありません。また、聞き間違い・言い間違いによる伝達ミスや、転記ミスが激減するでしょう。
仮に受発注漏れがあった場合、自動で警告してくれるシステムもあります。システム上で受発注履歴を確認でき、業務分担により担当者が変更になっても引継ぎがスムーズです。さらに、受発注をシステム上で行うことでペーパーレス化を実現し、経費削減も期待できます。
受発注システムの導入に興味がある方は、以下のページもぜひ確認ください。最近の人気傾向がわかります。
適切な対策を行い、受発注業務のミスを防ぎましょう
受発注業務のミスは、整理整頓ができていない環境で起こりやすいです。確認漏れやモチベーションの低さも原因のひとつです。
ミスを防ぐには職場内の整理整頓を行い、ダブルチェックを行いましょう。社員のコンディション維持も大切です。
受発注システムを活用すると業務の自動化によって、社員の負担やミスが軽減し、効率が上がります。有効な対策を講じ、受発注業務のミス軽減に努めましょう。
