One人事の導入事例【学校法人帝京大学 様】

評価結果が処遇に反映されれば、モチベーションや働きがいの向上の助けになるのでは

もともと帝京大学は、教職員全体で統一的な評価制度がなかったんです。職種によっては評価制度自体がなく、評価を行っている職種も簡単な能力評価を実施しているのみでした。 処遇も基本的には国家公務員に準拠していて、年齢に伴って一律的に給与も上がっていくシステムでした。評価が高くても、給与や等級にダイレクトに反映されることがなかったため、教職員からも形だけの評価制度でモチベーションにつながらないという声が多く聞かれました。 評価は紙やエクセルで運用しており、処理に膨大な時間がかかっていました。提出方法も拠点ごとにバラバラで、エクセルファイルを出してくる人もいれば、紙に手書きしたものを出してくる人もいて、管理が難しくて。 回収や集計方法が統一されていなければ、業務が属人化しますよね。だから異動や担当変更で、一から仕事を覚えなければならず大変でした。それで飛躍的に変えていこうと始まったのが、2020年の2月でしたね。 「教職員約4,500名を誠実に評価する」というテーマを掲げ、評価シートの設計をはじめとするプロジェクトが動きだしました。帝京大学は病院があるので、医療スタッフや教職員など100以上の職種に対して、どんな評価設計がいいのかすごく悩みましたね。その中で、人事統括室の限られたリソースでは運用が難しいことがわかり、初めてシステム導入の話が持ち上がったんです。

人事評価だけでなく人事管理、最終的には給与システムを含めた効率化を目指す

システム選定の最大要件は、中長期的に見て弊校の人事業務全体をカバーする機能が備わっていることでした。今回の改革は人事評価だけでなく人事管理、最終的には給与システムまで含めて効率化を進めていたためです。 ただし、新評価制度は2022年4月の運用開始まで時間がなく、One人事には大変ご協力いただきました。やりたいことはすでに固まっていたので、それが本当に実現できるのか他社システムと比較しながら絞り込み、最終的に給与計算を含めた多機能性とパッケージの柔軟性が決め手となりました。 人事評価制度は「一度つくったらおしまい」ではなく、時代や環境の変容に伴う要請の変化や、経営および教職員のニーズの変化に合わせて更新していくことになると思います。その際にフォームや計算式の修正、承認フローの変更などを、カスタマイズとして依頼するのではなく、学内の担当者が行えるのは大きなメリットだと考えます。 担当者と信頼関係がないと、準備段階を乗り切れないのでは？ という不安がありましたが、弊校の質問や要望に真摯に対応していただいて感謝しております。 設計段階で出てきたさまざまな要望に対して、親身に応えていただきました。担当者の方が弊校のことを理解し、併走してくれたおかげで、約4,500名の教職員にスムーズに導入することができました。「One人事」を選んでよかったと思っています。

当初は操作に関する問い合わせが多く届くだろうと覚悟していましたが…

拠点が離れており、パソコン操作に慣れていない医療スタッフもいる中で、当初は操作に関する問い合わせが多く届くだろうと覚悟していましたが……蓋を開けてみたら、ほぼなかったんですよ。これは嬉しい驚きでしたね。 直感的に操作できるインターフェースなので、使ってみて迷うってことはなかったんでしょう。それにスマホでも使えますしね。始まって間もないですが、運用はスケジュール通り、スムーズに回っていますよ。 今回の期初面談で、初めて所属長とお話したという先生もいらっしゃいました。自分の取り組んでいる業務を知ってもらい、さらにアドバイスをもらえたことで「コミュニケーションが増えてよかった」という声がありました。この先、回を重ねるごとに教職員のモチベーションが高まるのでは？ と期待しています。 「One人事」が、コミュニケーションツールとして機能しています。 先生方に評価制度を導入している大学は、多くありません。導入前の説明会では、評価への疑問や不安を持たれる方もいました。しかし運用開始後、所属長と先生方がお互いに、相手の仕事や考えが見えてきて、評価の良さを分かり始めたようです。不安も少し減ると嬉しいですね。