シフト表を自動作成する方法
シフト表を自動作成する方法は、主に以下の３つが挙げられます。それぞれの特徴や活用方法ついて詳しく解説します。
- ●自社でシフト自動作成ツールを開発する方法
- ●エクセルのマクロを使用する方法
- ●シフト管理システムの自動作成機能を使用する方法
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自社でシフト自動作成ツールを開発する方法
プログラミング言語を用いて、自社で勤務シフト表の自動作成ツールを開発する方法です。一からシステムを設計できるため、複雑な仕組みやシフトパターンにも対応できます。例えば、従業員ごとに休日の日数を自動で振り分け、それぞれに適したシフトを割り当てられます。閑散期・繁忙期を予測した人数の自動算出も可能です。
しかし、システムの開発にはプログラミングの専門知識をもった人材が必要になります。完成までに膨大な時間とコストを要する場合がある点もデメリットです。
エクセルのマクロを使用する方法
エクセルのマクロを活用してシフト表を自動作成することも可能です。例えば、従業員の勤務曜日や時間帯などを月次で作成すれば、手作業で作成するよりもシフト作成の手間が軽減されるでしょう。入力されているシフトに誤りがないかの自動検出も可能です。
しかし、マクロで自動化できるのは日付や曜日の入力、勤務時間の集計など決められた作業のみです。複雑なシフトパターンやルールに対応させることはできず、シフト調整・最適化機能もないため、手作業で作成する部分が大半になります。
エクセルを活用したシフト管理の方法についてより詳しく知りたい方は、以下の記事も参考にしてください。
シフト管理システムの自動作成機能を使用する方法
シフト管理システムには、シフト表の自動作成機能を搭載しているものがあります。従業員の勤怠条件や希望シフトに沿ったシフトの自動作成にくわえ、日勤や夜勤、当直などの複雑なシフトパターンにも対応できます。さらに従業員のスキルを考慮したシフト作成も可能です。スタッフの希望休を見落としたり勤務回数・時間を超過したりするリスクも軽減されるでしょう。
また、希望シフトの回収や確定したシフトの自動共有機能を搭載した製品もあります。シフト作成者の負担が減るのはもちろん、従業員の利便性も高まるでしょう。
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シフト表の自動作成ができるシステムの選び方
シフト管理システムにはさまざまなものがあり、どのように選べばよいか悩む人も多いでしょう。ここでは具体的なシステムの選び方として、以下の５つを紹介します。
- ●自動化する範囲に適したシステムを選ぶ
- ●自社の業種に適しているシステムを選ぶ
- ●急なシフト変更に対応できるシステムを選ぶ
- ●従業員にとって使いやすいシステムを選ぶ
- ●シフトを共有しやすいシステムを選ぶ
自動化する範囲に適したシステムを選ぶ
シフト管理システムにはシフト表の自動作成のほか、自動調整・最適化や希望シフトの自動収集など、さまざまな機能が搭載されています。また、シフト作成・管理に特化したタイプや勤怠管理システムに内蔵されたタイプ、特定の業種に特化したタイプがあります。タイプによって特徴や機能、価格もさまざまなため、必要な機能と自動化する範囲を明確にし、適した製品を選定しましょう。
また、必要以上にハイスペックなシステムを選ぶと、余分なコストや複雑性が生じる場合もあります。システムに搭載されている機能を確認しながら、シフト作成時に不都合が生まれないかを綿密に確認しましょう。
自社の業種に適しているシステムを選ぶ
シフト表の自動作成システムを選ぶ際には、自社の業種に適したシステムを選ぶことが重要です。特に飲食業やサービス業、医療介護業など複雑なシフトパターンになる場合も多いため、対応できる製品を選びましょう。
例えば、日勤や夜勤を分ける必要がある場合、勤務時間帯を振り分けられる機能が必要です。また、アルバイトの多い業種の場合は、短時間勤務に対応したシステムがおすすめです。シフト作成のしやすさにも直結するため、業種との相性にも注目するとよいでしょう。
急なシフト変更に対応できるシステムを選ぶ
急な欠勤や他店舗からのヘルプ要請などでシフト変更が起きた際に、柔軟に対応できるかも重要なポイントです。変更がしにくいシステムだと調整が遅れ、結果として無理なシフトを展開しなくてなりません。
製品によっては自動シフト調整や、従業員に欠員の臨時募集連絡を自動で行えるものもあります。このように、スムーズにシフト変更・調整ができる機能を搭載しているかも確認して製品を比較しましょう。
従業員にとって使いやすいシステムを選ぶ
これまで紙でシフト作成やシフトの管理をしていた職場だと、突然システム化すると操作に不安を覚えてしまう従業員が出てくる場合もあります。
特に希望シフトの提出や休日設定・勤務時間設定などが複雑だと、従業員の負担が増えます。また、共有されるシフト表の閲覧方法や見方が難しい場合にも、出勤時間や休日を間違えるといったミスが発生します。こうした状況に陥らないためにも、システムの使いやすさや画面の見やすさにもこだわりましょう。従業員の満足度向上にもつながるため、管理者以外の使いやすさにも注目してください。
シフトを共有しやすいシステムを選ぶ
シフトを作成したあと、共有しやすいかにも注目しましょう。特に通知の有無には注目すべきポイントで、確定シフトの共有やシフト希望提出を催促する際にも役立ちます。
システムでシフト作成から共有まで一元管理できれば、対応が漏れてしまったり見落としたりするリスクも少なくなるでしょう。シフト上のトラブルを回避するためにも、共有のしやすさ・共有方法には注目してください。
シフト表の自動作成ができるシフト管理システム
ここでは、シフト自動作成機能を搭載したシフト管理システムを紹介します。各社製品の一括資料請求も可能なため、製品を比較検討したい方はぜひご活用ください。
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以下の記事では、ITトレンドがおすすめするシフト管理システムをタイプ別に紹介しています。人気製品の比較表もあるので、製品の導入を具体的に検討したい方はぜひ参考にしてください。
まとめ
シフト表の自動作成ができるシステムを導入すれば、シフト作成業務の効率化が実現します。自社のシフト管理業務に課題を抱えている方は、この機会にシステムの導入を検討してみてはいかがでしょうか。
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