AIを搭載した勤怠管理システムとは
AI技術の進歩にともない、AIは日常生活で利用されるシステムやデバイスにも搭載されるようになりました。勤怠管理システムも例外ではなく、AIの搭載により、効率的かつ正確な勤怠管理が可能です。 AIが搭載されたシステムを利用することで、人の手によるミスを削減し、勤怠データを自動で分析できます。
その結果、シフト計画の提案や人員配置の最適化が容易になり、管理者の業務負担の軽減が可能です。 また、AIはシフトの管理や労働状況の把握にも役立ち、従業員の健康やワークライフバランスをサポートするうえでも活躍します。
自社のニーズに合ったAI搭載型のシステムを選べば、生産性の向上や労働コストの削減を実現できるでしょう。
AIを搭載した勤怠管理システムのメリット
AIを搭載した勤怠管理システムの導入により、労働管理の質や効率の大幅な向上が期待できます。具体的なメリットは以下のとおりです。
- ■勤怠管理の正確性と安全性の向上
- ■シフト表の自動作成
- ■勤怠管理の補助
これらのメリットについて、詳しく解説します。
勤怠管理の正確性と安全性の向上
AIを搭載した勤怠管理システムでは、打刻方法に高精度な生体認証を採用していることが多いため、打刻の精度を向上できます。
従来のタイムカードやICカードなどは、他人による使用が可能であり、カードの紛失や不正打刻のリスクも存在していました。しかし、生体認証では本人の顔や指紋が必要なため不正打刻の防止につながり、本人の体を利用した認証方法であるため紛失のリスクもありません。
さらに、AIは打刻が完了していない従業員を自動で識別し、適切な通知を行えば打刻漏れの早期発見と対策のサポートが可能です。これらの機能は、勤怠管理の正確性と安全性を大幅に向上させられるため、企業にとって大きなメリットとなります。
シフト表の自動作成
AIを搭載した勤怠管理システムは、従業員が提出したシフト希望をもとに自動でシフト表を作成できるため、シフト調整の効率化を図れます。従来の方法では、管理者が各従業員からシフト希望を収集し、手動で集計してシフト表を作成しなければなりません。このプロセスは時間がかかり、人事担当者にとって大きな負担です。
しかし、AIが搭載されたシステムを利用すれば、これらの手間を軽減できます。AIが収集したデータをもとに各従業員の希望を考慮しながら、最適なシフトを自動的に生成可能です。人事担当者の業務負担を軽減できるだけでなく、人員の適切な割り振りにもつながります。
勤怠管理の補助
AI搭載の勤怠管理システムにより、各従業員の労働状況がリアルタイムで集計され、時間外労働時間や休憩時間の把握が容易になります。休息が必要な従業員や労働時間超過のリスクを抱える従業員をAIが特定し、管理者へ通知することで従業員の健康を考慮した勤怠管理が可能です。
さらに、AIシステムは社外勤務や休暇申請、代休などの管理もサポートできます。管理者は煩雑な入力作業を行う必要がなくなり、職場全体の生産性改善に期待がもてます。労働環境全体が改善されれば、従業員満足度の向上にもつながるでしょう。
AIを搭載した勤怠管理システムの活用例
AIを搭載した勤怠管理システムの活用方法は多岐にわたります。ここでは、代表的な以下の活用例を紹介します。
- ■生体認証による打刻
- ■勤怠状況に応じたシフト調整
- ■勤怠データにもとづいた問題解決
なお、すべての勤怠管理システムに同様の機能が備わっているわけではないため、選ぶときは必要な機能が入っているかを確認しましょう。
生体認証による打刻
前述したように、AIが搭載されている勤怠管理システムの多くは、生体認証を用いています。従業員の顔や指紋などを使って打刻を行うため、従来の課題であった不正な代理打刻や虚偽申告を防止できます。さらに、タイムカードやICカードの紛失リスクと、それにともなうコストの削減も期待できます。
また、生体認証を採用することで打刻プロセスがスムーズになり、従業員が打刻のために列を作る必要もなくなります。 これにより、打刻にかかる時間の短縮や待ち時間の削減が可能で、全体的な業務効率の向上に期待ができるでしょう。
勤怠状況に応じたシフト調整
従業員の急なシフト変更や欠員の発生は、管理者にとって時間と労力を要する大変な作業です。AIを搭載した勤怠管理システムを導入すれば、迅速かつ効率的に対応が可能です。AIシステムは、シフト変更や追加人員の必要性を自動で算出し、最適な調整案を管理者に提案します。これにより、管理者のシフト作成にかかる手間が大幅に削減されるでしょう。
さらに、AIによる緻密なシフト調整は無駄のない人員配置を可能にし、労働効率とコスト管理の最適化に寄与します。その結果、全体的な生産性が向上し、従業員の満足度も高まる可能性があります。
勤怠データにもとづいた問題解決
AI搭載の勤怠管理システムは、従業員の勤怠データをもとに、出退勤時間や残業時間を可視化します。これにより、時間外労働や休憩時間の把握が容易になります。また、AIは連続勤務の状況や有給休暇の取得状況などを分析し、ストレス指数が高いと予測される従業員の割り出しが可能です。そして、管理者へのアラートを発信し、メンタルケアの必要なタイミングを知らせます。
このようにAIを活用すると、従業員のストレス状況を早期に把握し、適切な対策を講じることもできます。従業員の健康維持や離職率の低下に寄与し、職場環境の改善をもたらすでしょう。
AIを活用して勤怠管理を効率化しよう
AIが搭載された勤怠管理システムを導入すれば、さまざまな打刻方法から自社にあった方法を選べたり、不正打刻や虚偽の申告を防止できたりします。結果として管理者側の負担軽減になり、従業員の労働管理も最適化されます。
AIが搭載された勤怠管理システムの導入に向けて、ぜひ一度資料請求してみてください。
